Une communication efficace avec vos employés au siège de l’entreprise
6 min. de lecture

Une communication efficace avec vos employés au siège de l’entreprise

Natalie Ediger Par Natalie Ediger

Communication du bureau à domicile: ces 8 erreurs doivent être évitées 

Le travail à distance et la communication vont de pair. Sans communication interne intensive, nous ne sommes, au bureau à domicile, que des solitaires individuels qui travaillent isolés du monde extérieur sur certaines activités distinctes. La communication, à son tour, nous unit au niveau régional, national, international, mondial et fait de nous une équipe. Une équipe qui travaille à un objectif commun. Et c’est pourquoi la communication interne est si importante, surtout au sein du bureau principal.

Et pour mieux comprendre à quoi devrait ressembler une bonne communication à distance, il est tout d’abord important de comprendre à quoi elle ne devrait pas ressembler. Et voilà, 8 erreurs typiques de la communication dans les bureaux à domicile qu’il faut éviter. 

  1. Ne pas créer suffisamment de clarté 

Si vous donnez à l’équipe une instruction spécifique, vous savez exactement ce que vous attendez de l’équipe. Mais cela ne signifie pas que l’équipe comprendra votre message de la même manière. 

Dans la vie quotidienne au bureau, cela est beaucoup plus facile, car les expressions du visage et les gestes contribuent de manière significative à la communication. En outre, l’employé a la possibilité de poser une question directe. Au bureau principal, cependant, il est encore plus important de donner des instructions détaillées et de ne pas s’attendre à ce que l’équipe lise entre les lignes. Par conséquent, assurez-vous que la répartition des rôles, l’objectif, le but et le calendrier ainsi que toutes les ressources nécessaires sont clairement définis pour chaque travail de projet.

En particulier dans la communication écrite, chaque signe de ponctuation et chaque mot peut donner au message un sens complètement différent. Par conséquent, adaptez votre style de communication spécifiquement aux employés et ne laissez aucune place à une mauvaise interprétation.

  1. Manque de communication en face à face  

Bien que la communication écrite au bureau à domicile soit la plus efficace, rien ne peut remplacer le pouvoir d’une rencontre personnelle. C’est pourquoi il ne faut jamais éviter les réunions régulières en face à face. La communication en face à face crée un dialogue et permet ainsi de discuter plus en détail de sujets et de questions plus complexes et d’éviter les malentendus.  

En même temps, la vidéoconférence favorise les contacts sociaux, qui sont autrement largement absents du bureau à domicile. Organiser des mises à jour hebdomadaires des équipes pour avoir une meilleure vue d’ensemble des processus de travail d’une part, mais aussi pour promouvoir activement le sens de la communauté.

  1. Ne pas tenir compte des fuseaux horaires et des horaires de travail 

Comme nous l’avons déjà expliqué dans un de nos derniers articles, la majorité des communications à distance sont asynchrones.  En particulier si vous offrez des horaires de travail flexibles à votre équipe ou même si vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires, vous devez toujours garder un œil sur l’heure respective avec l’employé avant de lui donner des instructions strictes. 

Quand l’employé commence-t-il à travailler ? A-t-il peut-être déjà terminé son travail ? Bien que vous deviez bien sûr adapter la communication pour être aussi réactif que possible, cela n’est tout simplement pas toujours possible au bureau à domicile.

Aussi, veuillez faire preuve d’humanité lorsque vous organisez des vidéoconférences. En temps de crise, tout employé motivé sera prêt à tenir une conversation en dehors des heures normales de bureau. Mais tout d’abord, cela ne devrait pas être la règle et ensuite, cela ne devrait pas être une évidence. Si vous devez donc prévoir une réunion à 6 heures du matin ou à minuit en raison du décalage horaire, assurez-vous au préalable que l’employé n’est pas trop stressé et qu’il est clairement d’accord. Travailler à distance ne signifie pas être disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

  1. Ne pas faire participer l’équipe à des réunions en ligne 

Dans une réunion en face à face, les conversations sont beaucoup plus faciles ; l’équipe peut s’exprimer spontanément pour communiquer quelque chose en temps réel. Avec les réunions en ligne, la situation est un peu différente : De nombreux employés à distance ne se sentent pas à l’aise d’interrompre l’orateur pour partager leurs idées. Si, en tant que manager, vous ne donnez pas à l’équipe l’occasion de participer activement à la conversation, vous risquez de passer à côté d’éléments importants pour vos employés. C’est pourquoi nous avons déjà souligné dans notre dernier billet qu’il est extrêmement important de réfléchir soigneusement avant une réunion sur la manière d’activer l’équipe de la meilleure façon possible. 

  1. Ne pas fixer une norme réglementée 

Une petite précision: le travail à distance ne signifie pas que nous devenons tous solitaires comme des hommes des cavernes sans aucun contact social.

Le travail à distance ne signifie pas que nous sommes mentalement surchargés après avoir travaillé 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et avoir flâné dans la vie avec Redbull. Le travail à distance ne signifie pas que nous diffusons Netflix toute la journée au lieu de travailler. Et maintenant le grand “MAIS” : Bien sûr, vous devez communiquer ces normes aux employés et garder une ligne très claire à ce sujet. 

Vous ne pensez pas qu’il est normal que les employés ne se présentent pas à l’heure pour une réunion en ligne ? Alors communiquez-le! Vous soulignez à l’employé qu’un équilibre réglementé entre le travail et la vie privée est prioritaire, mais vous envoyez les tâches de l’équipe qui doivent être accomplies d’urgence peu avant l’heure de fermeture ? 

Il est d’autant plus important de fixer des normes claires sur ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas dans l’entreprise, que les horaires de travail au bureau à domicile peuvent être aménagés de manière plus flexible et que l’on n’a pas une vue directe sur les tâches sur lesquelles l’équipe travaille actuellement. Et ce, dès le premier jour. D’une stratégie de “zigzag” selon la devise “parfois par ici, parfois par là”, vous devez garder vos mains loin de vous. Nous avons déjà le mandarin à la Maison Blanche pour cela. 

Une fois que vous aurez clairement défini vos attentes, l’équipe traitera également les réponses de manière responsable. Vous n’avez donc pas à vous étendre inutilement sur le sujet et à nous rappeler les délais. Parce que cela ne fait que mettre la pression et montre votre méfiance envers l’équipe de toute façon.

  1. Ne pas s’accorder suffisamment de temps pour répondre 

Avez-vous déjà envoyé un message avec colère et peur, puis l’avez regretté ? Nous, les humains, nous nous laissons fortement influencer émotionnellement et oublions donc de réagir de manière rationnelle. Des actions imprudentes et trop rapides peuvent souvent conduire à de mauvais résultats. Prenez toujours un moment avant d’appuyer sur “envoyer” et de choisir les mauvais mots pour l’employé. 

Il est parfois utile de faire une pause complète, de travailler sur autre chose et de ne revenir à cette réponse que quelques heures plus tard. Croyez-moi, votre opinion personnelle sur le sujet sera très différente si vous y répondez de la même façon sur le plan émotionnel ou si vous attendez un peu plus longtemps. Les réponses émotionnelles créent souvent une impression de manque de professionnalisme au sein de l’équipe et remettent en question vos qualités de leader. 

  1. Tirer des conclusions hâtives 

Un grand problème dans le travail à distance est la communication souvent très mauvaise. En règle générale, il est préférable de “pinger” l’employé une fois de trop que de rester dans le noir. Vous n’êtes pas sûr que votre employé respectera le délai ? Vous ne savez pas du tout s’il a compris la tâche ? Ou est extrêmement surchargé en ce moment ? Ou même insatisfaits ? Ma devise personnelle pour la communication au bureau à domicile : “En cas de doute, faites du bruit ! Il vaut mieux en demander trop que trop peu. Une seule question supplémentaire peut vous épargner des heures de travail et vous épargner des nerfs par la suite. 

  1. Utiliser les mauvais outils de communication 

Trop souvent, la communication interne en ligne repose trop sur le courrier électronique. La communication par courrier électronique convient pour les demandes formelles avec les partenaires commerciaux et les clients, mais pas pour un échange rapide d’informations au jour le jour avec les employés. Les courriels arrivent en retard chez le destinataire, peuvent se retrouver dans des spams ou même se perdre parmi la multitude d’autres courriels. 

Pour rendre la communication aussi efficace que possible, vous devriez passer aux Messenger Apps et aux outils de collaboration pour l’échange d’informations au quotidien. Faites également attention à ne pas utiliser trop de programmes, afin que la communication ne devienne pas confuse et ne se perde pas sur différentes plateformes. Idéalement, vous disposez d’un outil de gestion de projet, d’un endroit pour la messagerie instantanée et d’une application privilégiée pour les appels vidéo. Et c’est tout!

La communication comme moteur important du bureau à domicile 

Au lieu de “moins c’est plus”, la devise du bureau à domicile est “jamais assez”. La communication à distance exige un engagement et une motivation intenses de toute l’équipe. Faites attention à des formulations claires et précises, fixez des lignes directrices et ne renoncez pas à des contacts réguliers en face à face. Il ne faut pas manquer de bavarder et de se retrouver en équipe pour maintenir la culture d’entreprise. A part vous, ne blâmez pas votre équipe si tout ne se passe pas bien dès le premier jour. La communication doit être coordonnée et il faut du temps pour que les employés trouvent cette routine. Vous souhaitez en savoir plus sur le travail à distance ? Alors, parcourez notre blog ou contactez-nous

N'oubliez pas de partager!

Le blog Cleverclip

Vous êtes arrivés jusqu'ici: suivez-nous pour découvrir les nouveaux contenus publiés.

Mr
Mme

Contenu connexe