SEF.Talk Remote Work Episode 1 (Version FR)

SEF.Talk Episode 1 : “Communication à distance”

Sous la devise de cette année “Walk the line”, le SEF (abréviation de Swiss Economic Forum) motive les entreprises à être plus disposées à prendre des risques et à expérimenter. Une devise qui est devenue encore plus importante en raison des événements actuels. En particulier en cette période de crise, l’agilité, la capacité d’innovation et le degré de numérisation jouent un rôle décisif dans l’entreprise. Pour beaucoup, cela signifie passer à un bureau à domicile dans cette situation. Mais tout le monde n’est pas préparé à cette transformation radicale dans le temps… .

C’est la raison pour laquelle le SEF.Talk a été créé. Au cours de plusieurs épisodes, le fondateur et PDG de Cleverclip, Carlo Badini, discutera des questions relatives au “travail à distance” avec d’autres partenaires et experts du SEF. Tous les flux en direct ainsi que la transcription correspondante peuvent être lus par la suite sur notre blog.

Le premier épisode a débuté hier, le 23 avril, et était consacré à la communication à distance. La discussion a été soutenue par des participants passionnants, dont Dino Graf, responsable de la communication du groupe, de la responsabilité et de la gestion des marques d’AMAG Group AG, Hans-Peter Nehmer, responsable de la communication d’entreprise et de la responsabilité d’Allianz Suisse Versicherungs-Gesellschaft AG, et Michael Schranz, directeur marketing d’Apps with Love. Quelles expériences et quels défis nous attendent dans le domaine de la communication à distance ? Que faut-il prendre en considération ? Que pouvons-nous apprendre ? Voyez par vous-même ce dont le groupe d’experts a discuté.

Préférez-vous assister au prochain SEF.Talk en direct ? Alors sécurisez votre place ici.

Transcription:

Carlo Badini: Merveilleux. Je vous souhaite à tous une chaleureuse bienvenue. Je suis heureux que cela fonctionne. Nous espérons que la connexion restera stable comme elle l’est actuellement. Nous l’avons testé, tout devrait plus ou moins fonctionner. Sinon, je dirais très vite bonjour à tout le monde. Je suis le Carlo moi-même. Je suis propriétaire de la société Cleverclip GmbH. Nous sommes une agence de communication, sur la route depuis sept ans et nous sommes complètement isolés. Cela fait donc sept ans que nous faisons ce qu’ils ont l’habitude de jeter dans l’eau froide. Je suis un peu modéliste aujourd’hui et j’observe le fait que nous discutons maintenant de ces sujets dans le contexte et la communication au sein de la Remote-Workforce.

Comment cela a-t-il été établi au cours des dernières semaines, que pouvons-nous en apprendre ? Que pouvons-nous emporter avec nous ? En fait, j’aimerais bien, tout cela dure environ 30 minutes et ensuite nous passerons à quelques questions de nos téléspectateurs. Vous pouvez poser des questions pendant tout le flux de vie. Vous trouverez ci-dessous une boîte à questions que vous pouvez ouvrir et dans laquelle vous pouvez poser vos questions. À la fin, lorsque nous aurons terminé la discussion, nous l’éditerons autant que possible, dans la mesure où le temps le permet. Dans 45 minutes au plus tard, nous tirerons un trait ici et nous reprendrons notre travail. Avant de commencer, j’aimerais donner à chacun de nos panélistes une brève occasion de se présenter. On commence par Hanspeter, ça vous va ?

Hanspeter Nehmer: Nous pouvons le faire. Bonjour à tous, je m’appelle Hanspeter Nehmer, je suis le responsable de la communication de la compagnie d’assurance Allianz Suisse. Cela fait maintenant dix ans que je fais cela, et cette année je fête mon dixième anniversaire. Je pense que c’est une expérience passionnante que d’avoir une discussion comme celle-ci sur vidéo et d’en discuter avec d’autres collègues là-bas aussi.

Carlo Badini: Super, merci beaucoup. Dino, vous voulez continuer tout de suite ?

Dino Graf: J’aimerais beaucoup. Dino Graf. Je suis en poste depuis un peu plus longtemps que Hanspeter. Je suis responsable de la communication d’entreprise chez AMAG depuis 1998, et je pense que c’est très excitant, et pour nous, le processus est particulièrement passionnant maintenant. Nous avons commencé par le travail mobile dans notre entreprise l’été dernier, puis nous sommes lentement entrés en scène et, d’un seul coup, nous avons dû l’appliquer à pratiquement toutes les listes de bureaux.

Carlo Badini: Super, merci beaucoup. Michael, tu veux toujours être le feu arrière ?

Michael Schranz: Bonjour à tous. Je m’appelle Michael Schranz. Je suis responsable du développement commercial de Apps with Love. Nous sommes une entreprise de logiciels et nous sommes habitués à travailler à distance dans de nombreux domaines. Il y a trois ans, j’ai moi-même fait le tour du monde à distance pendant une année entière et j’ai travaillé à partir de là à 80 %. C’est un peu mon lien avec ce sujet. J’ai appris quels pouvaient être les avantages, mais aussi les nombreux obstacles dans le cadre du travail à distance.

Carlo Badini: Super, donc je pense que c’est un bon mélange, nous avons deux jeunes entreprises à orientation numérique et quelques entreprises établies.

Hanspeter Nehmer: C’est vous qui faites la révérence.

Carlo Badini: Des entreprises bien établies, bien établies. Et je pense que cela donne un bon mélange pour savoir comment les différentes entreprises s’y prennent. Avant d’aborder directement le travail à distance et le sujet, il faudrait un miracle pour que j’entende parler de vous trois : Comment cela se passe-t-il en ce moment ? Comment avez-vous fait face à la situation actuelle sur le plan professionnel ? Quels types de coupes ont été effectuées, comment avez-vous dû vous adapter ? Comment ça se passe maintenant, oui maintenant avec vous individuellement ? Je ne sais pas, Michael, tu veux reprendre la parole ?

Michael Schranz: Oui, je suis sûr que c’est assez drastique pour nous tous, à moins que vous n’ayez déjà travaillé à distance auparavant, comme c’est peut-être le cas de votre entreprise. Nous avons été habitués à travailler à distance de notre entreprise, mais pas à ce point. Pour moi aussi, cela signifie privé. Je veux dire qu’il me reste quatre enfants et vous êtes pratiquement obligés de travailler à la maison. Et pour moi, c’est aussi une grande différence entre un bureau à distance souhaité et un bureau à distance planifié, où je peux aussi choisir l’endroit où j’installe mon bureau à distance. Et je le fais moi-même aussi autrement. Au moins une fois par semaine en fonctionnement régulier. Mais ensuite, je me rends dans un endroit qui n’est pas chez moi, par exemple.

Et maintenant, nous travaillons vraiment dans le bureau à domicile forcé et c’est quelque chose de complètement différent pour moi. J’ai quatre enfants, comme je l’ai dit, et là, il y a vraiment un conflit entre les besoins privés, la famille et les affaires, et tout cela se tient ensuite. De plus, grâce à notre activité, je peux parler de chance, mais aussi grâce à Corona, que nous avons plusieurs applications et logiciels, qui ont beaucoup d’utilité, ont reçu une utilisation et une attention supplémentaires et par conséquent il y a beaucoup de pression du côté des clients, que nous marchons maintenant sur le gaz, surtout en cette période de Corona, peut-être travailler plus que maintenant nécessairement moins qu’auparavant.

Carlo Badini: Cool, donc vous n’avez sûrement pas eu à subir une grosse perte du côté des affaires ?

Michael Schranz: C’est certainement ce qui se passe maintenant, surtout à court terme. À moyen et long terme, nous savons tous que si les investissements cessent soudainement dans toutes les entreprises, je ne pense pas qu’elles passeront toutes au numérique en premier, mais bien sûr il peut toujours y avoir des retards dans les investissements, les projets, etc.

Carlo Badini: Comment ça se passe à l’AMAG ?

Dino Graf: Oui, eh bien, peut-être d’un point de vue économique, c’est certainement le défi d’une part nos fabricants qui ont réduit la production. D’autre part, il y a des entreprises qui ont pu continuer à entretenir les véhicules. Mais en même temps, les points de vente sont fermés. Le résultat est, bien sûr, que les ventes de voitures ont diminué en conséquence. La commande de voitures en ligne n’est pas encore si courante. Néanmoins, nous avons maintenant pu vendre 16 voitures via notre nouveau portail en ligne. Mais le client veut quand même les voir. Pour nous, en tant que salariés, il faut aussi voir que nous avons une population très hétérogène. Nous avons des employés qui doivent travailler dans l’entreprise, le mécanicien automobile, la carrosserie, etc.

Et puis il y a ceux qui n’ont qu’un emploi de bureau. Et nous sommes passés de quatre endroits à un seul ici à Cham l’année dernière. Et lorsque nous avons déménagé, nous avons commencé à planifier le travail mobile, l’idée étant de travailler à domicile ou à l’extérieur du domicile environ un jour par semaine. Que vous n’avez pas toujours eu besoin de venir ici. Et maintenant, depuis la mi-mars, la vie quotidienne de chacun ressemble plus à un travail à domicile qu’à un travail ici. Nous pourrions donc certainement nous habituer lentement à cette nouvelle situation. Mais si tout à coup, ce n’est plus un jour, mais deux ou trois jours au bureau à domicile, alors j’ai remarqué, d’après ma propre expérience, que je suis content de pouvoir aller au bureau un jour de plus, juste pour garder le rythme.

Carlo Badini: Mhm. Hanspeter ?

Hanspeter Nehmer: Oui, avec nous, il est certain que nous avons déjà travaillé à distance auparavant. Un certain nombre de nos employés ont déjà effectué du travail à domicile. Mais jamais dans cette ampleur comme là. Ce qui était complètement nouveau pour nous, bien sûr, c’est que nous pouvions dire que nous avions changé de poste en un jour et 95 % des effectifs, car il y a 3600 employés dans toute la Suisse. Et il faut toujours tenir compte du fait que nous avons une organisation de vente interne et aussi une très grande organisation de vente externe. Cela signifie des agences, des agences principales, des petites agences. Et tous sont envoyés au siège de l’entreprise du jour au lendemain. Et maintenant, il reste une centaine de personnes sur le site de Wallisellen, où je me trouve toujours, et le reste travaille à domicile.

Et ce qui est bien, je dis que c’est en fait le point positif de toute cette histoire, à part les autres souffrances, où vous pouvez voir un peu de tout vous-même maintenant, qui a très bien fonctionné, donc pour nous il est également décisif que nous soyons disponibles pour nos clients dans la même qualité, c’est ce qui aurait été le souhait, et vous pouvez voir que maintenant après six semaines, les soi-disant niveaux de service, comme nous les appelons, sont au même niveau qu’avant et dans ce sens c’est en fait un succès. Et très clairement, je veux aussi dire que dans le changement, il y a certainement eu autre chose, nous avons toujours eu un tas de managers qui avaient toujours le sentiment d’être à la maison, c’est-à-dire, je le dis avec désinvolture, de mettre leurs jambes en l’air et de s’allonger et de se faire plaisir. Et ce n’est pas encore le cas, mais les gens sont vraiment motivés pour travailler. Et nous le savons maintenant, car il y a deux jours, nous avons également réalisé le premier pilote avec des enquêtes. Nous avons demandé à certains secteurs comment vous vous débrouillez chez vous, dans votre bureau à domicile. Et les réactions sont assez positives, sauf pour ce que Dino a déjà dit et ce qui me manque un peu, c’est le contact social, l’échange direct avec les collègues.

Carlo Badini: Je me souviens encore, nous avons commencé il y a sept ans, à peu près exactement, et dès le début, nous avons introduit le bureau à domicile ou le travail à distance. Il y avait une raison pratique à cela, nous ne pouvions nous permettre qu’une pièce aussi moche en sous-sol à Berne et je ne voulais pas que quelqu’un doive passer huit heures à repasser dans une pièce grise et sale. Et puis je me souviens encore, le feedback est souvent revenu, c’est du management hippie, ça ne marche pas et maintenant je dois dire que, même avec nous, où nous le faisons depuis longtemps, ça a toujours merveilleusement bien marché.

Ce que je remarque maintenant, je pense que je suis d’accord avec tout le monde, ça a toujours été jusqu’à présent, c’est ce que Michael a dit, c’était toujours volontaire. Nous avons un tel bureau ici à Berne, il fonctionne en fait un peu comme un espace de travail interne et j’étais ici deux ou trois jours par semaine et maintenant je me sens vraiment chez moi et un peu enfermé et cette communication interpersonnelle, que l’on a autrement, fait défaut. Et c’est ce que j’ai remarqué. La semaine dernière, j’ai soudain commencé à appeler des employés sans agenda pour leur demander comment ça se passait.

Hanspeter Nehmer: C’est le défi de rester en contact avec les employés. Surtout quand on est manager, je pense que c’est l’aspect le plus important en ce moment pour savoir comment se porte mon équipe. Et vous ne pouvez pas faire cela avec les – je dirais les appels d’équipe, qui concernent également le contenu, mais pour savoir comment vont les individus, vous avez probablement besoin d’un moyen de les contacter afin de pouvoir les appeler et leur dire : “Hé, comment ça va ? Pour savoir un peu comment ça marche. Et je pense que c’est un effort supplémentaire pour chaque manager ou pour le moment.

Dino Graf: Je pense que c’est essentiellement l’effort, parce que dans l’entreprise, vous pouvez rapidement aller sur l’autre poste de travail, vous pouvez rapidement regarder quelque chose avec votre collègue, ici dans le travail à distance c’est soit vous lui envoyez un e-mail, vous organisez une conférence téléphonique, c’est toujours plus complexe, parce que vous ne pouvez pas amener ces différents niveaux de communication dans une certaine mesure. On ne sait jamais, si c’est pertinent maintenant, c’est plutôt une question de relation et j’ai remarqué que c’est un sacré défi. Et il y a certains sujets que vous voulez aborder avec vos collaborateurs, vous ne pouvez pas le faire par conférence téléphonique et vous ne pouvez pas le faire par vidéoconférence, alors vous devez l’avoir physiquement, surtout quand il ne s’agit pas d’une question de contenu, mais plutôt d’un, je dis bien d’un sujet de relation.

Carlo Badini: Michael, c’est comme ça que tu vois les choses ?

Michael Schranz: Oui, c’est vraiment comme ça, donc nous avons avec mon équipe très vite, donc après quelques jours j’ai remarqué que dans le Daily-Standup, où notre entreprise est un quart d’heure en fait dans un appel commun, cela aide et beaucoup. C’est ce qui se passe physiquement dans notre entreprise vers dix heures. Bien sûr, on ne peut pas faire cela dans une alliance avec 3500 employés, je le comprends, mais avec notre taille, c’est toujours possible. Et cela nous a simplement montré brièvement où se trouvent les gens, vous pouvez voir brièvement comment ils vont, et vous pouvez rapidement le voir quand vous les entendez tous parler.

Mais par la suite, j’ai remarqué dans mon équipe que cet échange général manquait et nous avons alors introduit un Daily Call, où nous disposons simplement d’une heure, ce qui est volontaire, mais où nous discutons de sujets de contenu et où nous allons. Et en plus de cela, nous avons Slack, qui est notre outil de communication interne, qui est aussi conçu pour les équipes à distance, ce qui veut dire que dans ce Slack nous avons comme un intranet, nous avons des canaux généraux qui concernent tout le monde, Général, Aléatoire. Et puis vous avez juste des canaux individuels liés à l’équipe et au projet ou au sujet, qui bien sûr toute la communication, que vous auriez autrement, si vous n’avez pas de Slack, va probablement beaucoup à la poste. Ou alors, il faut toujours avoir un appel. Nous avons toujours une solution de messagerie intermédiaire avec Slack, à laquelle nous étions tous habitués auparavant.

Carlo Badini: Nous avons le Basecamp, dans ce sens, la même chose est tout simplement verte. Et ce, depuis le début. Nous avons donc essayé Slack, puis nous sommes passés au camp de base. Et je l’avais noté, cela me surprendrait maintenant, maintenant avec les deux plus grandes entreprises, comment résoudre le problème avec les canaux de communication ? Nous avons vraiment, comme Michael, des canaux dédiés à des sujets spécifiques et nous pouvons vraiment, donc nous avons zéro trafic de courrier électronique en interne, zéro. Le courrier électronique n’est utilisé que pour la communication externe. Tout le reste se passe dans ces canaux, où nous avons en fait un historique des messages “whatsapp” pour chaque projet ou sujet, comme un historique des messages “whatsapp” dédié, et vous pouvez alors toujours participer et communiquer dans le groupe comme cela. Comment faire ?

Dino Graf: Je ne pense pas que vous puissiez comparer avec nous les petites start-ups, qui sont très axées sur la technologie comme vous deux. 6500 personnes, 100 lieux, juste différents domaines d’activité. Je dois dire que pour nous cette crise est arrivée six mois trop tôt, si vous voulez, cette crise de la couronne, parce que c’était à notre tour de déployer l’équipe Microsoft pour ces employés avec un poste de travail PC, mais aussi pour les autres, ce qui nous donne beaucoup de possibilités de communication interne. Chat, différents groupes, etc. Nous sommes maintenant un peu dépassés par la situation. Nous voulons le mettre en place de toute façon, maintenant que nous sommes un peu plus en avance et qu’il pourrait ne pas être mis en place de manière aussi structurée que nous l’aurions souhaité, parce que nous en avons besoin maintenant pour la coopération d’aujourd’hui. La communication s’effectue sur différents canaux.

Le courrier électronique, le téléphone, nous avons un intranet, et nous avons également établi que nous donnons à tous les employés une brève mise à jour hebdomadaire, parfois deux fois par semaine, sur la situation actuelle concernant les règlements fédéraux. Que devons-nous savoir ? Le thème de la gestion de certaines vacances à venir ? Qu’en est-il des vacances ? Le travail à court terme ? Toutes ces questions qui se posent, nous avons mis en place un canal, qui se fait toujours par e-mail, où nous pouvons facilement atteindre tous les employés et puis c’est aussi d’unité en unité de travail différemment. Ceux qui sont un peu plus doués en informatique, ceux qui sont un peu plus jeunes, plus numériques, certains d’entre eux avaient déjà besoin des équipes, ils ont même communiqué avec Whatsapp, ce qui n’est pas toujours dans l’intérêt d’une entreprise. Et d’autres sont vraiment encore très vieux jeu avec le courrier électronique et c’est pourquoi nous n’avons pas encore de ligne de ce genre. En six mois, nous aurions probablement été dans une position un peu différente.

Hanspeter Nehmer: Chez nous, c’est plutôt comme ça, alors peut-être que je ne peux pas répéter ce qui a déjà été dit. Je crois qu’il y a des canaux officiels, surtout dans une entreprise comme la nôtre, où il y a une organisation de vente sur le terrain et en interne, où il y a beaucoup de contacts avec les clients, et surtout maintenant, au début, quand cette crise a éclaté, nous avions un énorme besoin d’information de la part des employés, et nous avons satisfait ce besoin en communiquant très rapidement, très souvent et très beaucoup. Nous l’avons appelé une plateforme Corona, mise en place avec différents sous-thèmes, le dinosaure y a d’ailleurs déjà fait allusion, ce sont des sujets similaires. Droit du travail, santé, etc. Cette information a été régulièrement mise à jour et l’équipe de gestion de crise nous a également informés très rapidement. Ensuite, nous avons aussi ce que nous pourrions appeler une lettre du PDG ou, comme nous l’appelons, une lettre du PDG. Chaque semaine, il s’adresse au personnel et veut le motiver un peu, pour lui dire : “Allez, on peut le faire ensemble. Et puis nous avons fait quelque chose de complètement nouveau maintenant et c’est aussi ce qui est sorti de la crise, une idée que nous avons construite en une semaine. C’est la radio Allianz.

Et nous avons appelé la radio Allianz “Bonjour du bureau principal” parce que nous avons remarqué qu’il manquait encore quelque chose. Nous sommes très bons en matière de communication officielle, ce que nous faisons régulièrement, mais un tel élément de liaison faisait encore défaut. Et puis nous avons eu l’idée de faire un tel podcast, de lui donner un nom sexy et surtout de connecter ce bureau à domicile, c’était le sujet. Et le contenu de ce podcast, au début il était produit quotidiennement, puis nous avons commencé il y a une bonne semaine et maintenant nous sommes dans un rythme de deux jours et maintenant nous voyons que les taux de clics reviennent un peu en arrière et maintenant nous pensons à réduire à nouveau cette cadence. Et le contenu de ce podcast est en fait en deux parties. Dans la première partie, nous avons un entretien avec des experts qui nous rapportent beaucoup sur le terrain, ce que cette situation de corona déclenche chez eux et dans la deuxième partie, nous passons aux employés à domicile et discutons de leurs problèmes entre eux. C’est aussi dans le sens de donner de bons conseils. Il s’agit d’une sorte d’enseignement à domicile sur la manière de gérer la situation, de donner aux personnes qui prennent maintenant leur retraite et qui ne peuvent pas dire au revoir en personne, et de leur donner la possibilité de dire : “Au revoir, on se reverra à coup sûr.

Carlo Badini: Oui, c’est cool.

Dino Graf: Nous avons quelque chose comme ça, nous n’avions pas de radio et nous avons aussi au début, c’est bien sûr oh maintenant, c’est la situation de la couronne, vous ne pouvez pas être drôle avec ça, vous devez le prendre au sérieux. Et puis il y a eu cette communication structurelle et claire de l’information et maintenant, depuis une ou deux semaines, nous l’avons un peu ouverte. Nous avons demandé à nos clients ce qu’ils pensaient de la manière dont nous avons mis en œuvre cette mesure. Sur l’intranet, dans une autre section, nous les avons également interrogés sur leurs expériences avec le bureau à domicile. Cela se répartit entre l’information et un peu de divertissement pour se divertir. Il y a eu un ou deux clips vidéo que nous y publions actuellement. Juste que les gens ont un peu de divertissement. J’ai vu dans le chat une question de Christian Gartmann, à savoir si cette poussée de la numérisation s’arrête maintenant avec nous ou peut-être après, puis à nouveau un peu en arrière. Je pense que nous avons déjà travaillé à la numérisation d’un nombre encore plus important de documents. Et de se concentrer sur les nouvelles technologies. Nous y travaillons depuis un certain temps déjà. Juste du travail mobile, la présentation des équipes. Si nous faisons maintenant dix pas en avant, nous ferons peut-être encore deux pas en arrière, mais je suis convaincu que la situation actuelle ouvre la porte à une ou deux choses qui n’étaient pas discutables il y a un an.

Hanspeter Nehmer: La question de notre collègue Christian Gartmann. Cette direction, qui est maintenant dans la salle en ce moment, et je crois que l’élan, nous devons d’une manière ou d’une autre l’exploiter et aussi regarder, je crois qu’il est une fois de plus important d’en tirer des leçons, il serait simplement dommage que vous remettiez tout à l’ancienne manière, vous ne pouvez pas faire cela non plus, parce que nous avons maintenant fait des enquêtes dans une unité pilote pour savoir comment les gens se portent à la maison. Et beaucoup de choses en ont résulté. Le bureau à domicile fonctionne, techniquement il fonctionne bien, j’aime ça, et cela nous donne un élan où nous pouvons dire : “Ok, si cela fonctionne, alors nous devons continuer sur cette voie quelque part. Je pense que c’est certainement ce que nous pouvons tirer de cette période de la Corona et certainement de bien d’autres apprentissages.

Carlo Badini: Quelles sont les différences. De mon point de vue, je n’ai jamais, plus ou moins, fondé la société après le Gymi, je n’ai jamais vraiment travaillé dans une entreprise traditionnelle qui ne soit pas éloignée. Maintenant, pour vous deux surtout, pour Michael, il me faut aussi me demander si vous devez être plus conscients de la communication. Parce que vous avez des canaux moins informels où vous pouvez simplement passer devant le refroidisseur d’eau et parler rapidement. Est-il possible que vous soyez obligé d’installer une station de radio ou que nous ayons eu une question quelque part, lors de stand-ups quotidiens avec les équipes de Microsoft. Ce que nous faisons maintenant, c’est que nous ne discutons qu’une fois par semaine de manière informelle, sans ordre du jour / ensemble, dans le sens d’une bière après le travail. Il faut donc en être plus conscient que si vous travaillez ensemble physiquement au même endroit ?

Hanspeter Nehmer: Absolument. Peut-être que Michi peut dire quelque chose, car c’est certainement encore passionnant à entendre.

Michael Schranz: Oui, c’est comme ça chez nous, c’est vraiment comme ça, je pense que chaque employé ou moi, lorsque l’entreprise dirige quelque chose, a besoin de communication d’entreprise, c’est une partie, c’est certainement important. Et là, vous aviez déjà établi des choses, des réunions, des documents, des choses difficiles, où il y a certainement de meilleurs et de moins bons outils pour les équipes qui sont éloignées. D’un autre côté, vous avez vraiment besoin de communication et d’interaction informelles, j’ai le sentiment de chaque employé, etc. Et si, comme auparavant, vous laissez simplement le bureau à distance à n’importe qui sur une base volontaire, comme c’est le cas dans notre entreprise, vous aurez tous les outils nécessaires pour participer à toutes les choses, ils sont déjà en place. Avant même que notre réunion d’équipe ne se fasse physiquement et virtuellement via Google Hangout. Toutes ces choses se reflètent sur des plateformes de collaboration, où nous partageons nos documents, où tout le monde travaille dans le même document, etc. Ces outils étaient donc déjà là, mais avant cette situation de bureau à domicile forcé, je pense que chacun pouvait satisfaire ses besoins informels par un contact direct et physique. Donc moi.

Je pourrais toujours lui parler au bureau, ici et là, discuter de manière informelle, etc. Et comme cela n’est plus possible dans la mesure où c’est le cas maintenant, nous avons également intégré des choses supplémentaires, des discussions informelles, extra-institutionnelles comme un vendredi de soif, où vous prenez une bière ensemble après le travail. C’est comme si nous jouions ensemble à un jeu, nous avons notre propre jeu que nous développons, où vous êtes tous dans ce robinet, tapez, gagnez, gagnez et jouez un peu ensemble. En même temps, la fenêtre de chat est ouverte. Nous avons le yoga, ce que nous avions aussi avant physiquement, une fois par semaine, nous avons aussi numérisé, là au yoga vous pouvez à nouveau, oui parce que le mouvement est aussi le problème depuis lors. Tu restes à la maison maintenant, alors je le ressens avec moi.

Je dois vraiment me forcer. Avant de faire mes 10’000 pas sur le chemin du bureau et du retour à la maison. Maintenant, je dois me forcer à ne pas faire ce coup-là pour une compagnie de téléphone, à aller me promener après et à faire ce coup-là en chemin ou autre. Oui, c’est déjà une situation nouvelle qui exige des choses supplémentaires par rapport à ce que nous avions déjà auparavant. Nous avons certainement de la chance d’avoir rendu possible l’accès à distance auparavant, mais maintenant il a des choses supplémentaires dont il avait besoin, dont il a encore besoin pour couvrir au mieux l’informel.

Carlo Badini: Méga passionnant, parce qu’il fait aussi un peu ce que le Dino a dit au début concernant le fait qu’il y a évidemment des sujets que vous pouvez tenir par écrit. Il y a certains sujets qui peuvent être mieux traités par vidéoconférence, et d’autres qui doivent évidemment être traités en face à face. Je serais surpris de savoir ce que sont exactement ces, vous avez dit problèmes de relations. De mon point de vue, d’après mon expérience, j’ai souvent engagé des personnes par vidéoconférence. J’ai dû licencier des gens à cause de la vidéoconférence, des discussions très ennuyeuses sur la rémunération par vidéo. Eh bien, je pense qu’on m’a permis de tout faire pratiquement à partir de toutes ces conversations fastidieuses ou exigeantes que vous avez dans votre vie quotidienne de manager.

Et cela a en fait toujours bien fonctionné. Ce qui est devenu extrêmement établi chez nous, et c’est aussi une question qui a été posée dans le chat, est devenu très établi chez nous pour envoyer des messages vidéo. Nous avons donc remarqué que certains sujets sont très bons à mettre par écrit. Il s’agit pour la plupart de sujets liés d’une manière ou d’une autre. Il vous suffit ensuite de le relire rapidement et de récupérer les informations. Mais dès qu’il s’agit d’un sujet chargé d’émotion et qu’il nécessite de la finesse dans la communication, alors ça paie et c’est ce que nous faisons toujours, enregistrer une vidéo et l’envoyer ensuite. Alors vous êtes toujours en communication asynchrone, vous pouvez la consommer quand vous le voulez et quand vous avez le temps, et en même temps vous pouvez transmettre les expressions faciales et les gestes supplémentaires. Comment l’avez-vous ?

Dino Graf: Je pense que Carlo est la différence entre vous, qui avez toujours travaillé à distance, et vos équipes, qui sont peut-être habituées à cela, et dans notre cas c’est juste un peu une entreprise établie avec une histoire de 75 ans, que nous en tant que managers ne sommes pas habitués à travailler avec ces canaux et pouvons avoir certaines discussions avec ces canaux. Et que nous, en tant que managers, nous nous sentons peut-être aussi plus à l’aise lorsque je peux parler efficacement avec ces employés, lorsqu’il s’agit de savoir comment, je dis bien maintenant, construire ou développer une relation d’équipe, ou lorsque quelque chose n’a pas fonctionné comme il aurait dû. Alors je suis habitué, je pense que mes employés étaient aussi habitués à discuter de ce genre de choses en contact physique, dans une pièce. Et quand vous quittez la pièce, c’est clair et c’est vrai pour tout le monde. La vidéo est un instrument que nous avons toujours utilisé ces dernières années pour préparer les employés à certains sujets. C’est aussi un canal de communication dont notre PDG a besoin chaque mois. Il y a le Mortens-Update de Morten Hannesbo, où il s’exprime simplement aux employés sur au moins un sujet chaque mois. Si elle a le niveau d’une directive ou d’une ligne directrice, alors bien sûr elle est toujours écrite.

Hanspeter Nehmer: Je pense que vous avez pris les émotions au mot Carlo et je pense que c’est exactement ce dont il s’agit. Vous devez choisir le canal d’information où vous voulez envoyer les messages que vous voulez envoyer, afin qu’ils arrivent dans le bon sens. Et je crois que les questions interpersonnelles fonctionnent mieux dans les réunions physiques. Et puis il y a la vidéo, où vous pouvez en transporter encore plus et notre podcast, la radio, n’a pas vraiment d’autre but, juste de libérer des émotions, de connecter entre elles ces personnes qui sont maintenant dans ce bureau à domicile, d’entendre et de sentir des voix. Ou encore les membres de la direction, qui peuvent s’exprimer ici. Aussi une fois quelque chose de personnel à donner, où l’on ne le fait tout simplement pas autrement. Je pense donc que c’est une chance maintenant aussi parce que vous avez essayé de nouveaux outils. Et je suis comme Dino : nous avons 125 ans en tant que groupe, nous ne sommes pas encore si vieux en Suisse, mais bien sûr nous sommes aussi plus à l’aise avec le traditionnel, et pourtant les équipes ont ce que j’ai entendu maintenant, beaucoup de choses se sont passées entre elles, elles discutent entre elles, elles ont des réunions de bière et de gin quelque part, et qui sait ce qui va arriver. J’ai même entendu dire que certains d’entre eux ont fait des événements costumés. C’est maintenant chose faite, ce qui ne se serait probablement pas produit auparavant. Personne ne serait venu à la compagnie dans un costume de cow-boy, par exemple.

Carlo Badini: Pour terminer, nous sommes en ligne depuis une demi-heure. Maintenant, vous personnellement, mais aussi vos équipes, comment vous sentez-vous, êtes-vous plus productifs, moins productifs, à peu près aussi productifs qu’avant ? Michi ?

Michael Schranz: Peut-être un peu moins dans certains domaines et plus dans d’autres. Je l’ai remarqué chez moi, par exemple, lorsque j’ai voyagé pendant un an et que j’ai quand même repris le travail de marketing et de vente avec mon équipe, j’ai travaillé sur certains sujets de manière beaucoup plus efficace. Par exemple, j’ai pu écrire beaucoup plus de blogs, parce que j’étais alors plus calme pour moi dans une pièce. Et a eu beaucoup moins de perturbations. Mais j’ai peut-être été moins efficace pour sentir, gérer et influencer les problèmes interpersonnels dans l’équipe ou dans l’entreprise dans son ensemble, ou dans les histoires de candidature ou les questions concernant les employés. C’est pourquoi il est difficile de dire si nous sommes plus productifs ou non. Elle a beaucoup à voir avec des facteurs externes, tels que la situation des commandes, etc. Nous avons la chance d’avoir vraiment une offre dans ce domaine de la numérisation. Nous développons des logiciels, des stratégies de numérisation, aidons et conseillons les entreprises sur la manière de numériser. Et par conséquent, en termes de situation de l’ordre, nous n’avons certainement pas moins à faire là-bas, mais plus. Et si nous jouons bien, nous pouvons aussi faire de la productivité dans ce sens une bonne chose. Mais promettre cela d’une manière aussi générale est un peu difficile, je dirais. Mais je suis heureux de transmettre cette information à Hanspeter, où il pourra peut-être faire une déclaration très claire.

Hanspeter Nehmer: Maintenant, vous me remettez la patate chaude. C’est une bonne question, car nous nous posons bien sûr la même question : sommes-nous plus productifs qu’avant ? Je ne peux pas répondre à cette question comme ça pour le moment. Je peux peut-être y répondre à partir de mon propre environnement lorsque je parle aux membres de mon équipe ou peut-être à d’autres personnes de l’entreprise. Une chose que l’on peut certainement déterminer, c’est que les jours sont plus longs. Vous travaillez donc davantage, ce qui est aussi ma perception actuelle. Je travaille plus qu’avant la crise de Corona. Pourquoi ?

Parce que les jours sont plus longs pour attraper tous ces gens quelque part. Vous ne pouvez pas les attraper quand ça vous arrange. C’est une chose. Et la deuxième chose que j’entends, les parents qui ont maintenant leurs enfants à la maison et qui suivent un enseignement à domicile, oui, ils ont juste ces enfants et ensuite c’est d’abord l’enfant et ensuite peut-être dans un deuxième temps l’alliance. Et je pense que c’est également une bonne chose en ce moment. Mais la question de savoir si cela se poursuivra ainsi à long terme est tout à fait différente. Mais pour l’instant, c’est comme ça et j’entends maintenant aussi les membres de l’équipe qui ont des enfants qui disent alors que je dois juste les interrompre. Je dis, c’est bien, c’est bien aussi. Et puis le soir, je me suis de nouveau permis d’entrer. Ils travaillent donc aussi plus longtemps. Et il faut simplement en être conscient. Je pense que c’est une situation assez extraordinaire pour tout le monde.

Carlo Badini: Dino, voulez-vous fermer ?

Dino Graf: Alors je prends la patate chaude et je donne une réponse très claire : oui et non. C’est au moment où je travaille sur un projet que je dois me concentrer sur un texte, sur n’importe quoi. Donc là où j’aime être tranquille un moment, je suis définitivement plus productif. Je suis plus tranquille. Mais au moment où je travaille avec l’équipe, où les demandes des journalistes entrent dans mon travail et où je dois vérifier auprès d’autres unités, cela prend bien sûr beaucoup plus de temps. Et puis, je dirais que je ne suis pas plus productif. Il y a donc des tâches pour lesquelles vous êtes plus productif au bureau à domicile et d’autres pour lesquelles vous êtes plus productif au sein de l’équipe au bureau. Et nous avons cette question : Quelle est l’estimation de la part future du bureau à domicile Ce n’est qu’une autre de ces questions à répondre par oui ou par non. Cela dépendra du département, c’est une question de savoir comment le superviseur se sent par rapport au bureau à domicile. Pour mon équipe, je dirais que nous serons probablement encore deux tiers au bureau, un tiers au bureau à domicile. Et puis j’ai le sentiment que nous avons l’équilibre optimal en termes de productivité pour notre travail.

Carlo Badini: D’accord, Michael, tu étais déjà distant. Y a-t-il des différences dans la façon dont cela va se passer, allez-vous revenir à… ?

Michael Schranz: Avant, nous ne voulions dire à personne où travailler. Et nous ne le ferons pas par la suite. Mais nous n’allons pas réduire la taille de notre bureau principal car nous avons le sentiment que personne ne viendra plus. Parce que vous avez vu comment les choses fonctionnent à la maison. Nous avons une entreprise très démocratique où chacun a son mot à dire sur la façon dont nous voulons poursuivre ou développer l’entreprise. Nous avons certainement tous senti maintenant, ce qui est possible, avec quelle distance et comment vous pouvez gérer cela. Mais nous n’avons pas l’intention de faire quoi que ce soit de différent à l’avenir. Vous avez toujours eu la possibilité de travailler depuis n’importe où. Et vous pourrez également le faire à l’avenir.

Carlo Badini: Hanspeter, que ressens-tu pour toi ?

Hanspeter Nehmer: Laissez-moi maintenant exprimer une hypothèse. Je crois qu’il y en aura d’autres à l’avenir. Parce que je pense que le point le plus important que j’ai toujours dit dans les interviews : Le barrage a maintenant éclaté. Nous avions encore beaucoup de managers, il faut maintenant faire son autocritique, jusqu’à la direction, qui n’était en fait pas si convaincue de ce siège avant Corona, qui avait toujours le sentiment que ces gens ne travaillaient pas, mais qu’ils passaient une bonne journée, ce qui n’est plus le cas maintenant. Et ces avantages de ce bureau à domicile sont justement que, ce déplacement, qui est omis, etc., etc., etc., je n’ai pas besoin de tout énumérer maintenant. Je pense que oui. À l’avenir, nous aurons de plus en plus de bureaux à domicile dans l’entreprise, dans différents domaines. Ce qui est également passionnant, c’est une organisation de service sur le terrain, où le contact physique avec le client est la chose principale, où nous avons été très affectés, surtout avec ce verrouillage, où soudain il n’y avait plus de contact physique avec le client, ils sont eux aussi passés soudainement au conseil vidéo et cela a fonctionné. Ou bien ils sont allés voir les clients par le biais du chat. Cela a fonctionné et je pense qu’il y aura également des changements dans l’organisation des services sur le terrain dans ce sens.

Carlo Badini: C’est bien que vous disiez que la direction a été critique et que vous ne vous comptiez pas parmi eux.

Hanspeter Nehmer: Pas tout le monde. Il y en a un qui me vient à l’esprit maintenant, je ne mentionne aucun nom bien sûr. Quelque chose se sera passé là, je pense, parce que cette personne, maintenant femme ou homme, n’a plus d’importance, sinon on découvrirait rapidement si femme ou homme, cette personne est aussi à la maison dans le bureau à domicile. Et cela fonctionne bien.

Carlo Badini: Super. Je passe juste en revue les questions rapidement. Je pense que nous avons répondu à la plupart d’entre eux. Je pense que jusqu’à présent, nous avons relativement bien répondu à toutes les questions que j’ai posées au cours de l’entretien. Il y en a une dernière et je pense que c’est une excellente question de conclusion de Doris Albisser : se pourrait-il qu’à long terme les organisations introduisent des structures de gestion plus plates ? Je le crois maintenant aussi, et je peux le confirmer car c’est au moins la même chose pour nous. Cela me prend par surprise, comme c’est le cas avec Michael. Dans une entreprise éloignée, une hiérarchie aussi plate va généralement de pair avec l’autogestion, où l’on renonce à beaucoup de contrôle, et cela m’étonnerait.

Michael Schranz: Eh bien, j’ai personnellement le sentiment que cela a plus à voir avec la confiance et la responsabilisation. Et oui, si l’on assimile l’autonomisation à la hiérarchie, alors on peut dire cela, mais je ne pense pas. Je pense qu’il n’est pas nécessairement important de savoir si vous êtes éloigné ou si vous vous considérez comme une entreprise physique, quel type de hiérarchie ou de structure organisationnelle vous avez. Je pense que c’est le cas, et si vous n’êtes pas prêt, alors vous avez quand même un problème d’entreprise. Mais pour moi, cela n’a pas grand chose à voir avec les niveaux hiérarchiques, pour être honnête. C’est mon opinion.

Hanspeter Nehmer: En fait, je ne ferais que reprendre Michi. Après tout, nous venons d’un environnement si traditionnel. Je dirais maintenant que nous avons une hiérarchie relativement plate. Mais je pense que ce que vous dites est en fait décisif. Il y a eu et il y aura des changements dans la direction en raison de ce que nous vivons actuellement. Je pense que c’est le sujet décisif, celui de la confiance. Donner de la confiance, donner de l’assurance, pouvoir vraiment vivre soi-même cette responsabilité, et non pas seulement, comme on dit, dessiner sur nos belles diapositives et dire : “Hé cher employé, soyez courageux, agissez sous votre propre responsabilité”. Il l’a fait maintenant, ou il l’a fait lui-même, en ce sens qu’il a pris ses responsabilités à la maison et a veillé à ce que tout fonctionne. Beaucoup de choses se sont passées, et je crois que nous ne parlons plus de hiérarchies, mais de la question de l’attitude. Je suis avec vous.

Carlo Badini: Dino, voulez-vous faire le dernier mot de la fin, important et pondéré ?

Dino Graf: Oh, c’est une autre tâche maintenant. Je pense qu’il y a une différence entre les niveaux hiérarchiques structurels, car ils sont en partie encore dans les organigrammes, et d’autre part, comme c’est vécu dans l’entreprise. Nous avons un organigramme avec des niveaux de gestion, mais nous avons également remarqué que les employés sont maintenant habilités de telle manière que, quel que soit le niveau hiérarchique dont ils disposent, s’ils ont les compétences et les qualités pour s’occuper d’un sujet et y assumer un rôle de direction, alors c’est ce qui se passe. Quel que soit le niveau de leadership dont cette personne dispose aujourd’hui.

Carlo Badini: Super. C’étaient de bons mots de conclusion. Je vous remercie. Nous sommes juste à l’heure. Nous avons fait 45 minutes. Je pense que cela s’est merveilleusement bien passé. Merci beaucoup à vous trois d’avoir participé. Je remercie les participants pour leur participation. Merci beaucoup pour les questions. Vous pouvez le télécharger, dès que nous l’avons téléchargé, vous pouvez consulter le site web SEF-Talk si vous le souhaitez. Maintenant, il faudrait que je sorte rapidement les notes que je n’oublierai pas de dire quoi que ce soit. Le prochain SEF-Talk aura lieu dans une semaine à la même heure.

A quatre heures. Le thème sera : Culture et communication. Et qui participera, dirons-nous, à la communication, dans les prochains jours. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur swisseconomic.ch/seftalk. Vous pouvez donc déjà vous inscrire à la prochaine session jeudi prochain. Et si vous voulez plus d’informations sur le travail à distance et sur la manière dont vous et l’entreprise pouvez l’utiliser, vous pouvez les trouver sur le site cleverclipstudios.com/remoteworkguidefürunternehmen. Vous y trouverez un guide, que nous avons créé, dans lequel nous reprendrons par écrit les différents thèmes. Merci beaucoup aux participants et à tous ceux qui ont participé. Je vais rapidement vous donner un dernier mot à tous les trois.

Hanspeter Nehmer: Laissez-moi juste dire une chose : restez en bonne santé – c’était très amusant d’essayer une nouvelle expérience de ce genre. Mais elle reste saine. C’est la chose la plus importante.

Dino Graf: Je peux le confirmer. Restez en bonne santé et à bientôt.

Michael Schranz: Merci beaucoup de m’avoir écouté et pour que vous puissiez rester en bonne santé, sortir et embrasser un arbre, c’est recommandé à tout le monde, un super conseil que je ne peux que signer.

Carlo Badini: Je participe, je reste en bonne santé, le yoga ou la méditation aide aussi, peut-être pouvons-nous rejoindre Apps with Love la semaine prochaine pour la session en ligne. Merci beaucoup à vous tous. Et passez une bonne soirée. Au revoir à tous.