Créer un rapport annuel : Le guide ultime
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Créer un rapport annuel : Le guide ultime

Marc Bachofner Par Marc Bachofner
Communication
Leadership
Management
Marketing

Et chaque année, le rapport de gestion nous salue. Pour de nombreuses entreprises suisses, le rapport de gestion est obligatoire et c’est pourquoi nous lui consacrons un article. Nous nous penchons sur le contenu et la structure d’un rapport de gestion. Comment le rédiger correctement et quel design lui correspond.

Nous abordons également sa signification moderne. Alors qu’il y a quelques années, un rapport de gestion n’était qu’une obligation, il est aujourd’hui un outil de marketing très apprécié en combinaison avec le webdesign.

Table des matières

Définition : qu’est-ce qu’un rapport annuel ?

Dans le rapport de gestion, tu documentes de manière exhaustive toutes les activités, telles que les affaires courantes et les investissements, de ton exercice. L’objectif est que tous les groupes d’intérêt, tels que les collaborateurs et les parties prenantes, soient informés de la situation financière et des activités de ton entreprise.

Le contenu exact d’un rapport de gestion dépend de la forme, du chiffre d’affaires et de la taille de l’entreprise. Le fait demeure : Le rapport annuel est un outil de marketing puissant pour présenter tes chiffres et communiquer ton message. Il ne s’agit donc plus d’une simple compilation du rapport de gestion, des comptes annuels et, le cas échéant, des comptes consolidés.

Obligation d’établir un rapport d’activité

L’obligation légale d’établir un rapport de gestion et tout ce qu’il doit contenir sont définis par l’obligation de tenir une comptabilité pour une entreprise. Selon la loi suisse, art. 957 al. 1 CO, les entreprises suivantes sont tenues de tenir une comptabilité et de présenter des comptes :

  • Les entreprises individuelles et les sociétés de personnes ayant réalisé un chiffre d’affaires d’au moins 500’000 CHF au cours du dernier exercice.
  • Personnes morales telles que sociétés anonymes, sociétés à responsabilité limitée, coopératives, associations et fondations.

De nombreuses entreprises vont au-delà de leurs obligations légales et publient leur rapport de gestion alors qu’elles n’y sont pas obligées. Cela s’explique par le fait que le rapport annuel est un outil d’image et de marketing.

Offenlegungspflicht

Comme nous l’avons dit, de nombreuses entreprises publient leurs rapports annuels de leur propre initiative. Mais il existe aussi des règles juridiques qui déterminent quelles entreprises doivent publier leur rapport annuel et dans quelle mesure.

Les sociétés cotées, c’est-à-dire les entreprises qui peuvent être négociées en bourse, ainsi que les sociétés qui ont des emprunts obligataires en cours, doivent publier leurs comptes annuels et leurs comptes consolidés. Cela signifie qu’elles doivent les publier dans la Feuille officielle suisse du commerce ou les envoyer pendant un an à toute personne qui en fait la demande (art. 958e al. 1 CO).

Créer un rapport de gestion : Voici comment procéder 

Tu peux faire en sorte que ton rapport d’activité soit très court et ne traiter que les contenus légaux. Ou tu peux le remplir de contenus facultatifs jusqu’à ce qu’il ne soit plus clair qu’il s’agit en fait d’un rapport de gestion. C’est à toi de décider ce que tu veux faire. Mais un conseil général demeure : la clarté.

Ton rapport annuel doit être clairement structuré. Inspire-toi d’autres entreprises de ton secteur ou rencontre des experts pour trouver un bon départ.

Rapport annuel Contenu et structure 

En ce qui concerne le contenu et la structure de ton rapport d’activité, tu dois en premier lieu t’orienter vers les prescriptions légales. Fais contrôler par des experts que tu as bien tout réuni, afin de ne pas provoquer de conséquences.

Une fois que les aspects légaux sont réglés, tu peux passer directement à la partie intéressante. N’oublie jamais que ton rapport annuel est un moyen de convaincre les parties prenantes, les collaborateurs, les personnes potentiellement intéressées et les candidats de l’intérêt de ton entreprise. Veille donc, dans le contenu, à commercialiser correctement ton entreprise.

Passe à la section “Le design approprié” si tu veux en savoir un peu plus sur les possibilités de présentation.

Contenu obligatoire de ton rapport d’activité

Les informations obligatoires pour le rapport annuel comprennent les parties suivantes :

  • Comptes annuels
    • Bilan
    • Compte de résultat
    • Tableau de financement
    • Annexe
  • Rapport de gestion
  • Comptes consolidés (le cas échéant)

Pour les entreprises qui sont légalement tenues de procéder à un contrôle ordinaire, il y a davantage de contenus obligatoires dans le rapport annuel que pour les PME par exemple. Sont tenues à un contrôle ordinaire les sociétés qui, au cours de deux exercices successifs, remplissent au moins deux des critères suivants :

  • Total du bilan d’au moins 20 millions de francs
  • Chiffre d’affaires d’au moins 40 millions de francs
  • Au moins 250 emplois à plein temps en moyenne annuelle

Important à mentionner : Certaines informations relatives à la gouvernance d’entreprise doivent également être publiées à des fins de transparence vis-à-vis des actionnaires et des investisseurs.

Comptes annuels

Les comptes annuels – de plus en plus souvent appelés rapports financiers – présentent les résultats financiers de l’exercice. Les comptes annuels comprennent généralement le bilan, une annexe et le compte de résultat. Si une entreprise est soumise à une obligation de révision, le tableau de financement s’y ajoute.

L’objectif principal des comptes annuels est d’avoir une vue d’ensemble. Ainsi, les révisions se déroulent de manière beaucoup plus ronde et les lecteurs de ton rapport annuel peuvent vraiment comprendre ce qui s’est passé au cours de ton exercice.

Bilan

Le bilan représente les actifs et les passifs d’une entreprise. Il permet ainsi d’obtenir un instantané de la situation patrimoniale d’une entreprise. Normalement, la date de référence d’un bilan est le 31 décembre, le dernier jour de l’exercice. En Suisse, le bilan est soumis à une structure minimale conformément à l’article 959a du Code des obligations.

L’actif décrit les valeurs patrimoniales d’une entreprise. C’est-à-dire tout ce qu’une entreprise peut liquider, c’est-à-dire convertir en argent liquide. L’actif comprend l’actif circulant et l’actif immobilisé. Dans ce contexte, les postes de l’actif circulant ont une durée de vie courte. Cela signifie qu’ils sont rapidement convertis en d’autres actifs. Les actifs immobilisés concernent des postes à longue durée de vie tels que les meubles ou les biens immobiliers.

Le passif concerne les obligations d’une entreprise. Donc les dettes et le financement d’une entreprise. Ou, en termes simples, le passif décrit le capital d’une entreprise. Les capitaux étrangers comprennent toutes les dettes qu’une entreprise a. Tous les postes des capitaux étrangers doivent donc être remboursés. Les capitaux propres appartiennent, comme leur nom l’indique, à l’entreprise elle-même.

L’exemple suivant est très simplifié. Il sert uniquement d’aide à l’explication.

Supposons que nous vendions des pommes sur un stand. Dans ce cas, nous avons certainement dans le bilan un stock de marchandises pour les pommes et un compte de caisse pour notre caisse. Peut-être avons-nous contracté un crédit pour nos marchandises et notre caisse, auquel cas nous avons également un poste dans les capitaux étrangers. Et ainsi, notre petit bilan est déjà complet.

Compte de résultat

Or, dans le bilan de notre stand de pommes, nous n’avons pas du tout inscrit les frais de location de notre stand. Et c’est là que nous rencontrons un problème, car le stand ne nous appartient pas, il ne fait donc pas partie de notre inventaire mobilier. Le bilan seul ne peut pas nous aider, mais ce n’est pas non plus son rôle. Il fait l’inventaire des actifs et des passifs, mais nous avons maintenant besoin de quelque chose pour documenter notre activité économique : le compte de résultat.

Le compte de résultat, également appelé compte de profits et pertes, décrit les profits et les pertes d’une entreprise.

Ce qui rend le compte de résultats populaire ? Il te permet de comparer les produits (recettes) et les charges (dépenses) pour une période quelconque et de savoir si une entreprise a réalisé un bénéfice ou une perte.

Nous pouvons ainsi comptabiliser les recettes de la vente de pommes comme des produits et les dépenses du stand comme des charges et tenir une comptabilité propre.

Avec le compte de résultats, nous pouvons comptabiliser les charges de location très facilement et correctement. Comme nous l’avons déjà dit, la clarté est essentielle dans la comptabilité. C’est pourquoi nous comptabilisons également tous les achats et les ventes de nos pommes avec des comptes de produits et de charges.

Le compte de résultat est lui aussi structuré conformément à l’article 959b du Code des obligations.

Tableau de financement

De nouveau à notre stand. Nous vendons de plus en plus de pommes et pour les transporter, nous achetons une petite camionnette avec l’argent de notre caisse. Nous les comptabilisons correctement avec des comptes de charges et de stock et c’est fini. À la fin de la journée, une investisseuse passe et regarde nos chiffres. Bien que nous ayons vendu plus, nous avons moins d’argent dans la caisse. Bien sûr, nous pouvons lui expliquer le camion de livraison, mais il existe une solution encore plus simple : le tableau de financement.

Le tableau de financement se concentre sur les liquidités d’une entreprise. Il s’agit typiquement des comptes postaux, bancaires et de caisse. Les liquidités servent à couvrir les dettes à court terme et donc à maintenir une entreprise liquide.

En tant que compte des causes, le tableau de financement explique comment les situations de liquidité se sont produites. Dans notre cas, le tableau de financement de l’investisseur montre clairement que la baisse des liquidités est due à l’achat de la camionnette.

Le tableau de financement doit être divisé en un domaine d’activité, un domaine d’investissement et un domaine de financement (art. 961b CO).

Dans le domaine d’activité, il s’agit des recettes et des dépenses dans le cadre de la gestion quotidienne normale de l’entreprise. Dans notre cas, il s’agirait de l’achat et de la vente de pommes et de la location du stand.

Le domaine d’investissement concerne l’achat et la vente d’actifs immobilisés. Comme l’achat de notre camionnette.

Et dans le domaine du financement, il s’agit de la modification des engagements financiers. Par exemple, est-ce que nous contractons encore un crédit ou est-ce que nous remboursons notre crédit ?

Annexe

L’annexe des comptes annuels est une extension et sert à expliquer les éléments des comptes annuels conformément à l’art. 959c CO.

Quels sont les principes de présentation des comptes que tu as suivis ? A quoi correspondent exactement les postes du bilan et du compte de résultat ? Tu dois répondre à ces questions dans l’annexe.

Rapport de gestion

Les comptes annuels ne permettent pas encore de documenter entièrement l’exercice d’une entreprise. C’est là qu’intervient le rapport de gestion.

Le rapport de gestion est un complément aux comptes annuels. Il s’agit d’un rapport détaillé qui donne des informations sur la situation économique d’une entreprise. Les prescriptions légales relatives au rapport de situation portent sur les thèmes et chiffres clés suivants (art. 961c al. 2) :

  • Nombre de postes à plein temps en moyenne annuelle
  • Réalisation d’une évaluation des risques
  • Situation des commandes et des mandats
  • Activités de recherche et de développement
  • Événements extraordinaires
  • Perspectives d’avenir

Pour les entreprises, il est désormais normal de compléter le contenu légal du rapport de gestion par d’autres aspects.

Comptes consolidés

Si une entreprise se compose de plusieurs sociétés, comme une entreprise avec des filiales, elle est alors tenue, en vertu de l’article 963 CO, d’établir des comptes consolidés.

Les comptes consolidés ne sont rien d’autre que les comptes annuels consolidés, c’est-à-dire regroupés, de toutes les sociétés contrôlées. En fin de compte, il doit donner l’impression que toutes ces sociétés ne forment qu’une seule entreprise.

Freiwillige Inhalte deines Geschäftsberichtes

Si tu as inclus tous les contenus obligatoires dans ton rapport annuel, tu es protégé par la loi. Mais comme nous l’avons dit, les entreprises utilisent le rapport annuel pour se présenter et présenter ce qu’elles ont fait pendant l’année. C’est pourquoi la plupart des rapports annuels contiennent également des contenus supplémentaires. Nous allons aborder ici les contenus facultatifs les plus courants.

  • Lettre aux actionnaires
  • Introduction
  • Chiffres clés
  • Gouvernance d’entreprise
  • Rapport de durabilité
Lettre aux actionnaires

La lettre aux actionnaires s’est imposée comme un contenu social obligatoire – et à juste titre !

Généralement placée en première page, la lettre aux actionnaires permet au CEO ou au président du conseil d’administration de s’adresser directement aux lecteurs.

Le contenu porte sur les événements importants du dernier exercice et sur un premier aperçu de l’avenir. Les obstacles et les défis sont abordés, les chiffres clés sont cités pour la première fois et les efforts pour les prochaines années sont dévoilés.

La lettre aux actionnaires est d’emblée l’occasion de créer un lien avec les lecteurs. Une lettre aux actionnaires bien conçue et bien formulée permet de démarrer sur les chapeaux de roue.

Introduction

L’introduction est normalement reprise de la lettre aux actionnaires. Mais rien n’empêche d’y ajouter quelques compléments.

Dans une introduction, tu peux par exemple insérer une galerie de photos. Ou bien tu passes en revue l’année écoulée à l’aide des principaux projets, avec des photos et de brèves descriptions.

L’important est que la vue d’ensemble n’en souffre pas et que les lecteurs ne se demandent pas soudain s’ils ont manqué la table des matières.

Chiffres clés

Le contenu obligatoire de tout rapport annuel est constitué de chiffres. Et tout chiffre pertinent pour le rapport annuel peut être trouvé quelque part dans celui-ci. Si un lecteur ou une lectrice veut connaître ton chiffre d’affaires annuel, il ou elle peut simplement aller le chercher dans les comptes annuels.

Mais nous allons au-delà du contenu obligatoire. C’est pourquoi nous sommes convaincus que ton rapport annuel doit comporter une section consacrée aux chiffres clés. Il peut s’agir d’une ou de plusieurs pages, mais une seule devrait suffire.

Les principaux chiffres clés en un coup d’œil – tel doit être ton objectif. Il n’y a presque pas de lecteurs ou de lectrices qui ignoreraient une telle page. Profite donc à nouveau de l’occasion pour présenter correctement les points les plus importants de ton exercice.

Corporate Governance

La gouvernance d’entreprise est souvent traduite par la gestion d’entreprise. Ce n’est pas tout à fait exact, car la gouvernance d’entreprise concerne les principes de contrôle et de gestion de l’entreprise.

Dans cette section, tu expliques de manière transparente à tes parties prenantes comment ton entreprise est gérée et contrôlée. Les questions courantes dans ce domaine sont :

  • Comment l’entreprise est-elle structurée ?
  • Qui est l’actionnaire le plus important ?
  • Quelle est la structure du capital-actions ?
  • Qui siège au conseil d’administration/à la direction ?
  • Quelles sont leurs tâches et leurs obligations ?
  • Comment les rémunérations du conseil d’administration et de la direction sont-elles réglées ?
  • Quelles sont les restrictions au droit de vote ?
  • Comment l’entreprise gère-t-elle les révisions ?
  • Que publie l’entreprise ?

Il n’est pas étonnant qu’aucune définition internationale de la gouvernance d’entreprise, et de ce qu’elle englobe, n’ait été trouvée à ce jour.

Ici aussi, il est important que tu voies ta chance de présenter ta philosophie d’entreprise à des personnes potentiellement intéressées.

Rapport de durabilité

La durabilité est devenue partout une tendance et une obligation. C’est pourquoi le rapport de durabilité fait partie du rapport annuel de la plupart des entreprises. Il arrive aussi souvent que les entreprises établissent et tiennent à jour un rapport de durabilité indépendamment du rapport annuel.

Dans ce rapport, l’entreprise se concentre sur la durabilité dans les domaines économique, environnemental et social. Tu peux y mettre en avant les projets ou les activités qui, selon toi, incarnent le mieux l’aspect de la durabilité. Tu peux également expliquer la philosophie ou la vision de ton entreprise dans le cadre de la durabilité et montrer à quoi ressemblera le lien à l’avenir.

Conseils pour ton rapport annuel

Nous avons déjà traité tout ce qui doit figurer dans ton rapport annuel. Nous allons maintenant nous pencher davantage sur la question de ce à quoi tu dois faire attention en général. Tu ne dois pas oublier que ton rapport annuel est l’occasion de présenter ton exercice à tes clients, investisseurs, collaborateurs ou même à ta banque.

  • Rédiger un texte en bonne et due forme
  • Le caractère émotionnel
  • Economiser au mauvais endroit
  • Le fil rouge
  • Vue d’ensemble, vue d’ensemble, vue d’ensemble
  • Le design approprié

 

Rédiger un texte en bonne et due forme

Comme pour tout texte, la règle est la même pour ton rapport annuel : exprime-toi de manière compréhensible.

Heureusement, ton rapport annuel a exactement les mêmes exigences que n’importe quelle autre newsletter, article de journal ou blog. Tu peux donc faire attention aux mêmes choses :

  • Alterner les phrases courtes et longues.
  • Utiliser un langage compréhensible
  • Ne pas/peu utiliser d’emboîtement
  • Toujours préférer les phrases actives aux phrases passives
  • Éviter les répétitions

Le caractère émotionnel

Tout le monde connaît les publicités qui se basent sur les émotions. Elles sont tristes ou peut-être excessivement heureuses. Quelle que soit l’émotion qu’elles dégagent, elles déclenchent quelque chose en nous – objectif atteint.

L’aspect émotionnel des contenus est surtout abordé par le storytelling. Cela permet de donner vie à tes textes et à tes chiffres. Un bon storytelling concerne les textes, les graphiques, les illustrations, les photos, les schémas, bref, tout.

Nous ne disons pas que tu dois transformer ton rapport annuel en un conte de fées dans lequel la grand-mère parle de ses petites-filles en comptant rouge et noir. Quoique. Ce serait déjà une assez bonne idée. Pour un large public, cela pourrait justement être attrayant et souligner la valeur émotionnelle de ton entreprise. Mais nous nous égarons. Rends ton rapport annuel plus humain. Introduis par exemple des déclarations ou des histoires de collaborateurs. Ils peuvent par exemple reprendre la philosophie de l’entreprise avec leurs propres mots ou présenter certains secteurs de l’entreprise.

Très important : l’aspect émotionnel doit venir naturellement. S’il semble forcé, il ne sera pas convaincant ou sera même perçu comme faux.

Economiser au mauvais endroit

Un rapport annuel représente beaucoup de travail. Un modèle des années précédentes peut t’épargner du travail. Mais c’est à la fois une chance et un problème. Une mise en page en laquelle tu as confiance est importante. Nous ne reprochons donc ici à personne de réutiliser un design réussi. Mais il faut savoir choisir le bon moment pour renouveler.

Nous appliquons la philosophie du Continuous Improvement. Cela signifie que nous contrôlons régulièrement nos méthodes, nos services et nos designs. Si quelque chose ne correspond pas à nos normes, nous l’adaptons.

Pour ton rapport annuel, tu devrais procéder de la même manière. Chaque année, regarde le rapport de l’année précédente et décide s’il représente toujours ton entreprise ou non.

Mis à part l’impression générale, il faut également faire attention aux détails. Ne confie les photos et les graphiques qu’à des experts, personne ne veut de visages pixellisés ou de titres d’axes flous. Et demande à des personnes expérimentées en design de jeter un œil à la taille des caractères et à l’interligne. Des petits détails peuvent très vite nuire fortement à l’expérience de lecture.

Le fil rouge

Bien que le rapport d’activité ne soit qu’une paperasse obligatoire, nous avons déjà noté combien tu peux en tirer davantage. Important pour cette entreprise : le fil rouge. Beaucoup de choses ont à voir avec la structure, mais nous y reviendrons plus tard.

Dans notre cas, le fil rouge concerne l’impression générale de ton rapport annuel. Tu veux mettre en avant le caractère émotionnel ? Dans ce cas, une entrée en matière sèche avec les contenus obligatoires n’a pas beaucoup de sens. Les lecteurs doivent voir ton rapport annuel comme une œuvre cohérente et non comme une succession de chapitres. Important pour cela : le leitmotiv.

De nombreuses entreprises consacrent leur rapport annuel à un leitmotiv ou à un slogan. Celui-ci doit être reconnu dans la structure, la présentation et le ton du rapport. C’est une méthode éprouvée pour créer un fil rouge.

Vue d’ensemble, vue d’ensemble, vue d’ensemble

Ton rapport d’activité remplira quelques pages et abordera plusieurs thèmes. L’élément le plus important dans cette situation est clairement la vue d’ensemble. Les lecteurs doivent pouvoir naviguer de manière simple et intuitive.

Une bonne structure apporte une bonne vue d’ensemble. La première orientation est toujours donnée par la table des matières. Si quelque chose ne te semble pas clair ou si tu ne sais pas où chercher un thème ou un indicateur spécifique, il faut l’adapter. Si tu t’y retrouves dans ta table des matières et que tu peux reconnaître le fil rouge, alors tu es sur la bonne voie.

Avec la table des matières, la structure est terminée et une vue d’ensemble est garantie. Maintenant, tu peux utiliser la même méthode pour chaque chapitre, sous-chapitre, sous-sous-chapitre, sous-sous-sous-chapitre et ainsi de suite. Ici, il s’agit de détails. Donc, qu’est-ce qui est mentionné dans quel paragraphe ? Où doit-on placer le graphique pour ne pas perturber le flux de lecture tout en restant dans la partie pertinente du texte ? C’est ici que tu dois résoudre ces questions.

Le design approprié

Nous avons déjà parlé des émotions appropriées de ton rapport annuel et de la manière dont tu peux précisément les atteindre grâce à un texte soigné. Et nous avons abordé la vue d’ensemble, afin que les lecteurs s’y retrouvent. Il s’agit maintenant de trouver le design adéquat.

Le design soutient ton concept global. Pour nous, en tant qu’agence de design, c’est donc clairement une affaire de cœur. Avec un design adapté, tu rends ton rapport annuel plus clair et plus intuitif. Tu éveilleras d’autant mieux les émotions souhaitées que tu utiliseras les bonnes couleurs, formes et illustrations.

Mais le design approprié ne concerne pas seulement le placement des graphiques, la mise en page des différentes pages ou le choix de la palette de couleurs, les médias jouent également un rôle. À l’ère de la numérisation, ne te contente pas de documents PDF. Ils remplissent leur fonction et donnent des informations claires – on ne pourra pas s’en passer à l’avenir. Mais les landing pages, les infographies interactives et le webdesign en général t’offrent des possibilités illimitées pour présenter des informations ciblées à des groupes cibles sélectionnés.

Imagine un site web conçu uniquement pour tes investisseurs. Ils trouvent exactement les informations qui sont importantes pour eux et ne sont pas distraits par le reste du contenu.

Un très bon exemple est le rapport de durabilité numérique de la BEKB. Tu peux le consulter ici. Qu’apporte la version numérique ? Un large public et un signal clair en direction de la numérisation.

Nachhaltigkeitsbericht der BEKB Beispiel

Créer un rapport d’activité : Conclusion

Le rapport d’activité est passé du statut de travail obligatoire sec à celui d’outil marketing. La raison en est la reconnaissance du fait que les chiffres seuls ne suffisent plus comme base d’investissement dans aucun secteur. Les investisseurs veulent en savoir plus sur les entreprises dans lesquelles ils investissent. Plus se réfère à des aspects économiques, mais aussi humains.

Les rapports annuels ne doivent pas simplement plaire aux investisseurs, ils doivent incarner l’entreprise dans son ensemble. La vision, la philosophie de l’entreprise, tout doit être intégré dans le rapport annuel.

Le design a également beaucoup changé. Les documents PDF sont toujours la norme, mais de plus en plus d’entreprises utilisent des possibilités numériques telles que les pages d’atterrissage et les infographies interactives ou font appel à des agences de design web qui transportent le rapport annuel complet dans le monde numérique.

Fais attention aux exigences légales et présente ton entreprise, tu seras déjà sur la bonne voie.

Pour des raisons de commodité, ce poste a été traduit automatiquement.

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