Conseils et astuces pour des réunions en ligne efficaces
La plupart des entreprises sont déjà passées à une culture de bureau à domicile ces dernières semaines en raison des événements actuels ou sont en cours de transformation. Les réunions en ligne jouent donc un rôle particulièrement important dans la vie professionnelle actuelle. Et cela s’applique à la communication interne ainsi qu’aux contacts avec les clients et les partenaires commerciaux.
Cependant, si les réunions ne sont pas organisées de manière professionnelle et efficace, les processus de travail sont énormément entravés et beaucoup de temps et d’énergie sont gaspillés. C’est pourquoi nous avons décidé de partager avec vous quelques conseils et astuces importants pour optimiser vos vidéoconférences.
Notez le nombre de participants
Une vidéoconférence se déroule généralement entre 2 et 25 participants. Plus la balle est grosse, plus l’ensemble est visqueux. C’est généralement vrai aussi pour les réunions de bureau traditionnelles, mais cela devient un peu plus compliqué lorsque vous n’êtes pas dans une pièce et que vous n’interagissez pas directement par contact visuel, mais en regardant une caméra. Une réunion avec un trop grand nombre de participants peut donc rapidement devenir désorganisée et chaotique. Et pour une réunion avec 2 participants … eh bien … dois-je me spécialiser? Analyzer exactement le but de la réunion, si l’équipe entière doit être présente ou s’il est judicieux de former des groupes.
Déterminer un modérateur
Bien que même dans les réunions régulières, il y ait généralement une personne, comme le chef de projet, qui préside la réunion, il y a plus de place pour les idées spontanées et le brainstorming. Dans les réunions en ligne, cependant, un manque de structure peut conduire à ce que les idées soient entendues ou à ce que les employés silencieux ne soient pas entendus du tout.
Nous vous recommandons donc de désigner un modérateur pour la réunion, qui surveille la dynamique du groupe et dirige la conversation.
Vérifier le cadre technique
Voici un aperçu d’une courte procédure standard pour chaque réunion :
Personne 1 : “Bonjour ? Bonjour… ? Vous m’entendez ?”
Personne 2 : “Halloooo… ? Je te vois, mais pas de son ?”
Personne 1 : Hm drôle, je ne pense pas qu’il puisse m’entendre. “Halloooo… pouvez-vous m’entendre ?”
La réunion est donc interrompue pour le moment.
Imaginez maintenant ce scénario avec 20 personnes. La productivité est complètement différente! Assurez-vous que tous les employés disposent d’un bon microphone, d’une caméra, d’une connexion Internet à haut débit et d’un casque si nécessaire. De mauvaises conditions techniques peuvent entraver la réunion de toute l’équipe.
Si possible, fermez également tous les onglets en ligne inutiles pour la réunion afin d’éviter de ralentir inutilement la connexion. Vous devez expliquer en détail toutes ces étapes à votre équipe avant la première réunion afin qu’elle soit bien préparée.
4. Tenir compte de l’étiquette
Retour à l’école – telle est la devise maintenant ! Vous vous souvenez du bon vieux temps où nous devions nous présenter dans un endroit agréable et bien élevé pour avoir la possibilité de parler ? D’une certaine manière, cette étiquette s’est perdue au fil des ans. En particulier dans les réunions en ligne, nous devrions intégrer les bonnes vieilles règles de l’école, car une main levée pour exprimer des idées spontanées n’aide pas à interrompre inutilement le flux de communication.
N’oubliez pas non plus qu’une bonne communication est basée sur le contact visuel. Je sais que le contact visuel est difficile lorsque vous parlez enfin à une caméra. En réaction naturelle, nous, les humains, essayons automatiquement d’établir un contact visuel. Et le contact visuel dans une réunion en ligne est simplement le visage du collègue sur l’écran. Mais essayez de vous assurer que (lorsque vous êtes l’orateur) vous regardez dans l’objectif et non à l’écran. Un manager qui, du point de vue de l’employé, commence constamment au bas de l’écran fait une impression quelque peu désespérée et non professionnelle.
5. Temps pour les contacts sociaux
Les réunions en ligne en face à face ne sont pas seulement importantes pour discuter en détail du projet avec l’équipe, annoncer une insolvabilité ou d’autres nouvelles déchirantes difficiles à mettre par écrit.
La particularité des réunions en ligne est qu’elles permettent le contact social qui serait autrement largement absent au Bureau du Hoffe. Pour cette raison, veuillez prendre quelques minutes avant chaque réunion pour vous entretenir en privé avec l’équipe sur un pied d’égalité.
Nous avons également déjà partagé l’idée de lieux de rencontre virtuels après le travail dans notre guide en ligne – de cette façon, vous pouvez continuer à maintenir des contacts sociaux et à promouvoir un sentiment de communauté malgré la distance.
6. Trouver la bonne plateforme
Il existe un certain nombre de plateformes qui permettent la vidéoconférence. Certains outils bien connus sont Google Hangout, Whereby, Slack Video, Skype, Zoom. Les réunions en ligne vous permettent également de partager des notes en temps réel avec toute l’équipe. Vous pouvez utiliser Google Docs ou Miro par exemple. En fin de compte, peu importe l’outil que vous choisissez, car ils sont tous relativement similaires dans leur maniement. Ne vous inquiétez pas trop à ce sujet.
7. La préparation est la clé
Qu’il s’agisse d’appels de mise à jour réguliers ou d’une réunion de projet, chacun devrait y avoir réfléchi un peu à l’avance et avoir préparé des notes et des questions. Vous pouvez ainsi garantir que la réunion se déroule dans les meilleures conditions possibles et que les détails importants ne soient pas oubliés. Définissez à l’avance des objectifs, des attentes et des lignes directrices clairs pour la réunion en ligne. Selon l’ampleur de la réunion, il peut être judicieux de créer un ordre du jour que vous fournissez à l’avance à l’équipe.
N’oubliez pas non plus de rédiger le procès-verbal de la réunion comme d’habitude pour consigner toutes les décisions importantes.
8. Activer les participants
Très souvent, on entend dire que les managers ont le sentiment de parler dans le vide et ne reçoivent ni retour d’information ni réponse de l’équipe. Alors laissez-moi dire une chose : le problème est en grande partie dû au gestionnaire lui-même. En tant que manager, vous avez la tâche de motiver l’équipe et de l’impliquer activement dans l’entreprise. Avec un bon leader, l’équipe devient active. En revanche, avec un chef ennuyeux ou incompétent, personne ne se souciera de participer activement. Il en va de même pour l’environnement de bureau traditionnel, mais la situation se complique lorsqu’il y a beaucoup de kilomètres et une seule interface entre vous et le public.
Au lieu de vous concentrer sur votre propre message, il est donc important, surtout dans les réunions vidéo, de créer un dialogue et un espace de réflexion et d’être toujours ouvert aux questions. Il faut donc bien préparer la réunion en ligne et réfléchir à des stratégies pour intégrer au mieux l’équipe dans la conversation.
Conclusion
Les réunions constituent une part importante de la communication d’entreprise et ne doivent donc pas être négligées dans le travail à distance.
Si tout ne se passe pas bien tout de suite, ne jetez pas l’éponge. Bien que les réunions en ligne soient une certaine conversion aux réunions de bureau traditionnelles, elles ne sont pas une science exacte.
Ce qui est important dans de telles transformations, c’est de rester ensemble en équipe et d’apprendre pas à pas, ainsi que d’être toujours ouvert aux questions. La première réunion en ligne est peut-être encore un peu lente, mais avec un peu de pratique et de motivation, une routine s’établira rapidement.
Bien que la puissance du contact en face à face soit difficile à remplacer, votre équipe se rendra rapidement compte que les réunions en ligne peuvent en fait apporter certains avantages. Je dis juste “mauvais jour pour les cheveux” et “pantalon de survêtement” – ceux qui savent, savent 😉 En ce sens, bonne chance!
Vous voulez en savoir plus sur le travail à distance ? Alors, jetez un coup d’œil à notre dernier article ou contactez-nous.
Pour des raisons de commodité, ce poste a été traduit automatiquement.
