Numérisation de la communication interne
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Numérisation de la communication interne

Natalie Ediger Par Natalie Ediger

Digitalisierung der internen Kommunikation

Un message de WhatsApp ici. Un petit tweet là. Entre-temps, un courriel ou un message vocal rapide est envoyé. Ce n’est plus un secret que la façon dont nous communiquons entre nous aujourd’hui a changé. Ce qui se passe dans notre vie privée quotidienne s’applique également à la communication au sein de l’entreprise. La numérisation de la communication interne ne connaît plus de prise. Le changement radical vers une culture de travail à distance, encouragé par la crise de Corona, a également accéléré cette évolution. À quoi ressemble exactement la numérisation de la communication interne ? Quels sont les défis à relever ? A quoi faut-il faire attention ?

Qu’est-ce que la communication interne ? 

Communications internes. Un sujet un peu fastidieux. Elle est en fait un peu la timide Cendrillon qui reste sur la touche, tandis que la méchante demi-sœur, la communication externe, attire toute l’attention. En même temps, de nombreuses entreprises ne réalisent pas qu’il y a une véritable princesse derrière la communication interne et que celle-ci est cruciale pour le succès de l’entreprise. La communication interne fait référence à la communication au sein de l’entreprise, c’est-à-dire entre les dirigeants, les employés et les collègues. 

Outre l’échange d’informations, il sert surtout à motiver les employés et à créer une culture d’entreprise. En particulier en période de grande incertitude, une communication interne transparente permet d’éliminer les malentendus, de maintenir l’esprit d’équipe et de parvenir à une meilleure compréhension des changements et des innovations au sein de l’équipe.

La communication interne devient numérique 

La numérisation a énormément modifié la communication interne. D’une part, nous sommes tellement inondés d’informations par les médias numériques qu’il est de plus en plus difficile d’avoir une vue d’ensemble des informations importantes et d’informer les employés de manière ciblée. D’autre part, les demandes d’outils et de médias numériques augmentent, surtout parmi la jeune génération, et ceux-ci doivent être adaptés au sein de l’entreprise. 

En fait, la numérisation permet une diffusion plus rapide et plus efficace de l’information – du moins si elle est bien conçue. Et c’est souvent le grand problème : de nombreuses entreprises ont tout simplement trop dormi sur la numérisation. Et cela est devenu particulièrement évident en période de crise de la couronne. 

La communication interne numérique aujourd’hui 

L’échange classique d’informations dans les salles de conférence, au bureau ou sur les tableaux d’affichage n’est plus de mise. En plus de divers nouveaux outils et options de messagerie au bureau, la culture du bureau à domicile a gagné du terrain, surtout cette année. Et cela a donné à la communication interne une nouvelle impulsion vers la numérisation. Les canaux numériques suivants font désormais partie de la communication interne : 

  • Intranet social : réseau informatique fermé dans lequel les employés reçoivent des nouvelles et des informations sur l’entreprise. En même temps, différentes options de collaboration sont disponibles. Un Intranet social permet une plus grande transparence et une communication plus facile. 
  • Wikis : l’alternative à l’Intranet social sert principalement de plateforme de gestion des connaissances. 
  • Les applications de messagerie telles que Slack ou Telegram sont utilisées à la fois dans le cadre d’un intranet social et comme solution autonome pour communiquer avec les employés rapidement, en temps réel et entre différents services. 
  • Les bulletins d’information électroniques sont utilisés surtout dans les grandes entreprises pour informer les employés des mises à jour mensuelles. 
  • (en ligne) Les magazines d’employés sont l’alternative quelque peu onéreuse aux intranets sociaux et sont surtout utilisés par les entreprises disposant de ressources suffisantes et d’un large éventail de sujets. 

Pourquoi la communication numérique est si importante 

Le département des ressources humaines ne sait pas ce qui se passe dans les finances. L’équipe marketing, en revanche, ne veut rien savoir de la finance. Le stagiaire à l’autre bout du bureau n’est informé que des dernières variétés de café. Cet exemple semble un peu exagéré, mais il correspond malheureusement à la communication souvent mauvaise au sein de l’entreprise. La capacité à communiquer efficacement au sein de l’entreprise, avec tous les membres de l’équipe et tous les départements, est essentielle pour le succès de l’entreprise. Les chaînes numériques jouent un rôle très important à cet égard.

Les canaux numériques permettent de combler le fossé de communication entre les services et de communiquer rapidement et en temps réel. Ceci est particulièrement pertinent à l’ère de l’évolution rapide, afin de faire parvenir à l’équipe les dernières nouvelles.

Outre le transfert rapide d’informations, les canaux numériques jouent également un rôle complètement différent : celui de l’image de marque de l’employeur. La jeune génération a grandi avec les médias numériques. Le passage à des processus de travail numérisés permet donc aussi, et surtout, d’attirer de nouveaux travailleurs qualifiés plus jeunes.

Numérisation de la communication interne: Comment communiquer correctement? 

Alors, comment la communication interne réussit-elle dans le contexte de la numérisation ? En fait, tout semble simple. Après tout, la communication numérique est plus rapide et moins compliquée – c’est du moins le but recherché. Mais elle pose des défis majeurs à de nombreuses entreprises. Même sans outils de science-fiction, la communication interne est une faiblesse majeure des entreprises. Il y a trop peu, mal ou simplement pas de communication du tout. “L’équipe n’est pas intéressée par cela” ou “Je suis sûr qu’ils l’ont déjà remarqué” ne sont que quelques-unes des déclarations que j’ai entendues ces dernières années. Vous pouvez également transférer l’ensemble de la communication de l’entreprise vers le whatsapp, qui est utilisé intensivement en privé. Après tout, c’est aussi un outil numérique. Les employés n’ont pas besoin de périodes de repos, de préférence bombardés 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Mais la communication interne ne fonctionne pas de cette façon. À quoi ressemble donc une communication interne efficace à l’ère du numérique ?

Stratégie 

Le plus grand défi pour les entreprises est probablement la grande variété des outils numériques. Les différents canaux de communication doivent être bien intégrés dans la journée de travail individuelle. Les outils sélectionnés doivent être utilisés de manière structurée et ciblée. S’il y a trop de canaux de communication, l’employé sera rapidement débordé. Les informations ne leur parviennent plus et une attitude négative envers les changements numériques se développe. 

Avec Messenger Tools, il est également important de se concentrer sur les applications qui permettent de faire une distinction claire entre la vie professionnelle et la vie privée. À long terme, leur mélange entraînera beaucoup d’insatisfaction et des demandes excessives. 

Être attentif aux tendances 

Comme mentionné brièvement ci-dessus, un problème majeur est que de nombreuses entreprises dorment tout simplement trop longtemps sur la transformation numérique. À l’ère du numérique, il y a des changements constants et il faut toujours être à l’affût de nouveaux canaux qui permettront d’optimiser la communication interne.   

Impliquer l’équipe 

Une transformation vers la numérisation ne peut réussir que si tout le monde se serre les coudes. Cela nécessite un dialogue ouvert entre les cadres et les employés. Les employés doivent être inspirés et motivés pour lâcher prise sur les normes et structures traditionnelles. Cela ne peut se faire que par le biais de méthodes agiles et innovantes telles que le “Design Thinking”. 

Exigences techniques 

Une communication numérique doit répondre à deux facteurs essentiels : Sécurité et accessibilité. Pour y parvenir, il est important que les entreprises s’appuient de plus en plus sur les solutions VPN. 

Les conversations et l’échange écrit d’informations doivent rester internes. Dans le même temps, toutes les applications et tous les programmes du smartphone et du bureau doivent être accessibles de la même manière à tous les employés. 

La conversation personnelle 

La communication numérique ne signifie pas que les caractéristiques de base classiques de la communication doivent être abandonnées. Communication numérique ou non, rien ne remplacera le pouvoir d’une conversation personnelle. Et c’est une chose dont nous devons être conscients, même à notre époque. Que ce soit à la maison ou au bureau, des réunions régulières en face à face devraient avoir lieu (au moins par vidéoconférence). C’est la seule façon de construire une relation à long terme avec l’équipe. 

Félicitations et réactions 

Notre communication devient plus rapide et personne n’a le temps. La communication, surtout par écrit, est donc très vague. Non seulement il y a tant de malentendus. De nombreux cadres sont probablement devenus trop timides pour laisser l’employé parler. Quelques mots positifs et de remerciement contribuent toutefois de manière décisive à la motivation des employés.

Conclusion 

La numérisation a modifié la communication interne de nombreuses façons. D’une part, elle permet un échange d’informations plus rapide et plus efficace, une meilleure collaboration et une image de marque de l’employeur. D’autre part, elle nous met au défi de faire face à ce changement de la bonne manière. La clé est d’embrasser ce changement numérique et de développer une stratégie de communication efficace plutôt que de se précipiter rigoureusement sur toutes sortes de plateformes numériques. En même temps, la conversation personnelle ne doit pas être négligée.  Quelles opportunités ou quels défis voyez-vous dans la communication interne ? Ecrivez-nous votre avis.

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