Les erreurs du ministère de l’intérieur à éviter 

Ne commettez pas les erreurs suivantes en matière de travail à distance avec vos employés 

Avec la bonne approche, le travail à distance permet avant tout une nouvelle flexibilité, une productivité accrue et des employés heureux. Mais le travail à distance exige bien plus qu’un simple “Google Hangout” et un peu de dactylographie à la maison. Le travail à distance exige de l’endurance, une communication interne fluide et une approche légèrement différente de la gestion des personnes. 

Pour vous éviter des escapades inutiles et pour que vous puissiez vous aussi vous compter parmi les employeurs branchés du “travail de n’importe où”, nous avons résumé ci-dessous les erreurs typiques du bureau à domicile.  

Ne pas fixer de limites à l’équipe 

Bien entendu, vous voulez que l’employé fasse tout le travail le plus rapidement possible et qu’il soit prêt à faire des heures supplémentaires. Mais ce qui n’est physiquement plus faisable, n’est bien… plus faisable. Il est préférable d’avoir un employé qui ne travaille de manière efficace et productive que pendant ses 8 heures au cours des prochaines années qu’un employé qui fait peut-être preuve de beaucoup de zèle, de dévouement et d’une dose supplémentaire de diligence dès le début, mais qui doit soumettre l’AU après seulement quelques mois en raison d’un épuisement professionnel. 

Le travail à distance signifie que le travail quotidien et les loisirs peuvent se dérouler au même endroit. Il vous incombe donc de veiller au bien-être des employés et de faire comprendre à l’équipe qu’il est important de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée et de ne pas oublier les pauses.

Le mauvais équipement 

Le travail à distance exige que les processus et toutes leurs tâches puissent être traités en ligne. Il faut s’assurer que toutes les étapes individuelles sont numérisées et que toutes les tâches individuelles peuvent être accomplies de manière cohérente, où que ce soit. Le mélange des processus analogiques et numériques entraîne des malentendus et une perte d’efficacité.

Il est important de mettre en place un lieu de travail pleinement fonctionnel pour vous et vos employés. Outre les éléments évidents comme une connexion internet rapide, un ordinateur portable avec suffisamment d’espace de stockage et des outils en ligne qui permettent une communication fluide, l’ergonomie du lieu de travail doit également être prise en compte. Un accident du travail ne doit pas nécessairement être accompagné d’une jambe cassée ou d’une brûlure.  Les dommages physiques et psychologiques peuvent également être causés par une mauvaise posture permanente. Par conséquent, assurez-vous que tous les employés disposent d’un bureau à domicile ergonomique. Cela comprend la chaise, le positionnement et la taille corrects de la table, l’éclairage, l’écran, la température de la pièce, l’humidité et le niveau de bruit. 

Ne pas créer de structure 

Un calendrier cohérent est important pour garantir un flux de travail fluide et pour accomplir les tâches sans trop de distractions. La création d’une liste de tâches ajustée hebdomadairement et quotidiennement est essentielle dans le bureau à domicile pour obtenir des résultats mesurables. 

De nombreux responsables attendent une réponse rapide à un message du personnel du bureau à domicile ou souhaitent que les tâches en cours soient interrompues à bref délai pour travailler sur autre chose. Bien sûr, il peut toujours arriver qu’un imprévu survienne et que vous ayez besoin de l’employé pour une nouvelle tâche. Réfléchissez bien pour savoir si le monde s’effondre vraiment ou si la tâche en question peut au moins être reportée au lendemain. Peut-être vous demandez-vous maintenant quelle est exactement la différence si cela se fait à la fin dans le même temps de travail ?  

En fait, un flux de travail interrompu a un effet énorme sur notre productivité et nos performances, en particulier dans le cadre d’un travail mentalement exigeant.  Forbes confirme que lorsqu’un flux de travail est interrompu, il faut près de 25 minutes à l’employé pour retrouver le même niveau de productivité qu’auparavant. Et tout cela avec des messages courts. Cependant, si vous bombardez en plus l’employé avec de nouvelles tâches qui ont une priorité à court terme, cela peut en fait prendre des heures pour s’attaquer au sujet en question. Par conséquent, ni l’une ni l’autre de ces tâches n’est accomplie de manière productive. L’employé ne peut plus structurer correctement sa liste de tâches et ne voit aucun résultat dans son travail. Dans le pire des cas, cela se termine par de la frustration, de la démotivation et un grand épuisement. 

Ainsi, tout comme vous structurez votre journée de travail au bureau à domicile de manière à ce qu’elle ne se termine pas sur le canapé en pantalon de survêtement toute la journée, vous devez également donner à l’employé la possibilité d’organiser sa journée de manière efficace et en fonction de ses phases de productivité. Les messages ne doivent également être vérifiés qu’à intervalles réguliers, par exemple peu avant une pause ou après, afin de ne pas être constamment sortis du mode travail. 

Ne pas créer une culture d’entreprise 

La culture englobe les valeurs, les normes, les coutumes et l’ensemble du réseau de l’entreprise et constitue le cœur qui fait tourner l’entreprise. Ce n’est que si l’ensemble de l’équipe représente les valeurs de l’entreprise de manière égale qu’il est possible de se rassembler dans la même direction. La culture d’entreprise est ce qui nous motive, ce qui nous pousse à réaliser quelque chose ensemble, en équipe. Si l’équipe travaille de manière décentralisée, elle a encore plus besoin de ce sens de la communauté pour ne pas se sentir isolée.

Il convient donc de promouvoir activement les valeurs de l’entreprise et d’établir consciemment des relations personnelles. Au bureau, il existe de nombreuses possibilités de rencontrer l’équipe en privé et de nouer des liens d’amitié avec des collègues. Mais cette forme de consolidation d’équipe ne doit pas non plus être négligée dans le bureau à domicile. 

Les possibilités sont nombreuses, par exemple sous la forme d’une soirée de congé virtuelle, de pauses-café communes en ligne ou – très important – de retraites d’équipe annuelles ou semestrielles pour apprendre à se connaître personnellement et sans interface. De cette façon, vous pouvez maintenir le contact social et donner à chacun le sentiment de ne pas travailler seul, quel que soit le nombre de kilomètres qui nous séparent. 

Micromanagement 

Même les meilleurs dirigeants doivent faire les choses un peu différemment dans leur bureau. Le bureau à domicile signifie faire confiance à vos employés. Sinon, une relation fonctionnelle ne durera pas à long terme. 

“Laissez-vous aller” – mais beaucoup de managers trouvent cela difficile. De nombreux cadres, en particulier dans les bureaux à domicile, ont tendance à adopter un style de gestion dit “micro-management” – un style de gestion qui contrôle énormément les employés, leur rappelle régulièrement les tâches, les met sous pression et ne leur accorde aucune autonomie. 

Les micro-managers ont généralement un impact négatif sur les performances et l’engagement des employés. Ils n’accomplissent des tâches que par peur d’être licenciés, mais pas par intérêt pour le succès de l’entreprise. Travailler à distance signifie aussi que les choses se passeront différemment que dans un bureau traditionnel. Tant que les employés ne commettent pas d’erreur concrète, il est important de leur laisser une certaine marge de manœuvre afin que chaque membre de l’équipe puisse trouver son propre rythme. 

Créer une atmosphère de travail dans laquelle l’équipe peut se déployer librement et développer des idées de manière indépendante. La confiance est la base d’une coopération efficace et d’une réussite commerciale à long terme. 

Embaucher les mauvais employés 

Même le recrutement d’employés à distance nécessite une approche légèrement différente de celle du recrutement dans un bureau traditionnel. Non seulement parce que vous ne rencontrez pas (habituellement) les candidats en personne, mais aussi parce que, outre les compétences professionnelles traditionnelles, les candidats doivent être capables de travailler à domicile de manière disciplinée et indépendante et exigent donc des qualifications complètement différentes.

Tout le monde n’est pas apte à travailler, quel que soit l’endroit où il se trouve. Parmi les qualités importantes pour le travail à distance, citons l’esprit d’initiative et la motivation, la capacité à fixer des priorités, un bon communicateur écrit et la fiabilité. Comme il est également un peu plus difficile de former les candidats au bureau à domicile que sur place, la marge de manœuvre est également beaucoup moins grande et vous ne devriez vraiment choisir que ceux qui ont à la fois des compétences solides et non solides. 

Outre les compétences professionnelles, il faut également tenir compte de l’adéquation culturelle”. Le candidat correspond-il aux objectifs et aux valeurs de l’entreprise? Le candidat est-il compatible avec le reste de l’équipe ?  Un bureau centralisé où chacun peut facilement interagir et échanger des idées facilite l’entrée dans une telle culture, car une plus grande présence de l’équipe signifie également un plus grand sens de la communauté. Les nouveaux employés peuvent s’installer plus facilement et évoluer plus rapidement avec l’équipe. Bien sûr, cela devient beaucoup plus difficile lorsque tout le monde est distrait. Il peut donc être utile de mettre en place des exercices spéciaux dans le processus de recrutement pour nous aider à déterminer dans quelle mesure un candidat s’intègre dans la culture existante. Des outils tels que Saberr ou ThriveMap sont conçus à cet effet.

Ne pas construire une relation personnelle 

La majorité des communications à distance sont asynchrones et se font par écrit. Par conséquent, la conversation est généralement réduite à des sujets exclusivement professionnels et il est pratiquement impossible de faire connaissance à un niveau personnel. Cependant, les relations personnelles renforcent le sentiment de communauté et, par conséquent, la culture de l’entreprise.  L’effet de refroidisseur d’eau bien connu du bureau ne devrait pas manquer dans le bureau virtuel.

Il s’agit du phénomène où les employés se réunissent autour de la fontaine d’eau dans le bureau et discutent. C’est exactement pour cette raison que la fontaine d’eau est un symbole de rencontre et de contacts sociaux sur le lieu de travail. Mais c’est précisément de ce “distributeur d’eau” dont il ne faut pas se passer au bureau à domicile. Intégrer des salons de discussion spéciaux ou des menaces, même pour des sujets sans rapport avec le travail, afin d’encourager un petit échange d’informations privées. 

Manque de reconnaissance 

L’équipe travaille de manière indépendante et les discussions personnelles sont largement absentes. Afin de faire leurs preuves, il peut arriver rapidement que des employés particulièrement ambitieux travaillent beaucoup plus qu’ils ne le devraient, ce qui entraîne un épuisement professionnel. Des discussions régulières sur le retour d’information et surtout un retour d’information positif et une appréciation sont une partie importante de la communication interne et ne devraient pas manquer dans le travail à distance. Un petit remerciement constituerait un véritable coup de pouce à la motivation de l’employé dans cette relation lointaine et kilométrique, mais éviterait aussi à l’équipe de se surmener. 

Négliger la communication interne 

Le sujet fastidieux de la communication. Pourquoi être fatigués ? Parce qu’il faut rappeler à chaque fois aux managers l’importance de la communication interne et pourtant elle est encore mal gérée. 

La plupart d’entre eux communiquent déjà trop peu sur place et ne créent pas assez de transparence. J’ai même parfois l’impression que les responsables ont supposé que toutes les informations pertinentes parviendraient aux employés comme par miracle. Comme par un coup de baguette magique, avec un peu de “wingardium leviosa” (si vous vous souvenez de la première partie des films Harry Potter).  Donc, ce que je veux vraiment dire, c’est : communiquez plus souvent et mieux avec vos employés! Dans le bureau à domicile, il y a beaucoup plus de pierres d’achoppement. On communique aussi bien par écrit que de manière asynchrone, ce qui peut entraîner de nombreux malentendus. Beaucoup de malentendus. 

Les points suivants doivent être pris en compte dans la communication interne: 

Une communication écrite appropriée: Les expressions faciales et les gestes sont souvent omis dans le bureau à distance. Vous devez donc vous exprimer de manière claire et concise, tout en allant droit au but et en ne laissant aucune place à une interprétation erronée. 

Intégrer les réunions vidéo: Des mises à jour régulières en face à face ne devraient en aucun cas manquer, d’une part pour favoriser les contacts sociaux, mais aussi pour discuter de projets plus complexes et répondre à des questions. La communication écrite seule ne suffit pas toujours. 

Communiquer de manière transparente: Le secret ne fera qu’engendrer des problèmes. Si vous travaillez de manière décentralisée, l’employé doit savoir qu’il est traité ouvertement et honnêtement. 

Par exemple, au lieu de messages privés, il peut être plus judicieux de créer des fils de discussion publics afin que toute l’équipe reçoive directement les dernières nouvelles. En général, la règle générale dans les bureaux à domicile est “mieux vaut une fois de trop que trop peu”. 

Conclusion

Il est important de réaliser que le travail à distance nécessite une approche différente de celle du travail sur place. Le bureau à domicile signifie donner beaucoup de confiance, communiquer encore plus efficacement avec l’équipe, promouvoir activement le sentiment de communauté et la construction d’une équipe. Si vous êtes ouvert à cette nouvelle façon de travailler et si vous êtes également disposé à adapter un peu vos propres compétences en matière de leadership, le travail décentralisé peut présenter un certain nombre d’avantages. 

Au fait, pour vous aider à réussir, nous avons récemment publié un guide de travail à distance pour aider les entreprises à se transformer en bureaux à domicile – selon la devise #ensemblecontrecorona. Vous verrez, bientôt vous et votre équipe aurez aussi le goût du bureau à domicile – même longtemps après la pandémie.