Communication écrite au bureau principal

Comment communiquer correctement par écrit avec vos employés 

Un virus muté a pris le dessus au niveau mondial. Les rues sont en grande partie désertes, la panique généralisée à grande échelle. Enfermée entre ses quatre murs, inquiète pour son existence, l’humanité est maintenant assise là, espérant que la hantise cesse. Ce qui, à première vue, semble être un film de science-fiction bien fait est devenu la cruelle réalité de 2020. Le coronavirus, ou “Covid-19” pour les experts. 

Bien que nous ne puissions faire aucune déclaration concernant le déroulement de la pandémie, notre objectif est de vous soutenir, en particulier du côté des entreprises. Les conditions-cadres actuelles ne nous laissent pas d’autre choix que de passer à une culture de bureau à domicile. Mais tout le monde ne trouve pas cette transformation si facile. 

C’est pourquoi nous avons déjà rédigé un Guide du travail à distance, qui est conçu pour vous apporter un soutien efficace dès le départ. Nous aimerions maintenant étendre ce projet et prévoyons donc de publier des articles exclusifs sur le thème du “travail à distance” au cours de la semaine prochaine afin de vous soutenir efficacement pendant cette période. Aujourd’hui, nous nous penchons sur la communication à distance en mettant l’accent sur l'”écriture efficace”. 

L’importance de la communication dans la vie quotidienne du bureau à domicile 

Dans le bureau, l’employé peut se rendre à tout moment à la direction pour poser des questions ou demander de l’aide à un collègue (du moins c’est ainsi que cela devrait être). De votre point de vue, il est également plus facile d’expliquer en détail les instructions de travail à l’employé sur place et de répondre directement aux questions. Le manque de communication en face à face et d’interaction personnelle fait souvent du travail à distance un grand défi.

Dans le travail à distance, la communication est principalement asynchrone. Cela signifie que les gens n’ont pas besoin d’être en contact direct pour échanger des informations, mais qu’ils peuvent en prendre note ultérieurement. Le contraire serait une “communication synchrone”, comme une conversation téléphonique ou une réunion. La communication asynchrone est particulièrement importante dans le cadre du travail à distance, afin de ne pas interrompre le flux de travail des employés. La communication synchrone n’est souvent pas possible du tout en raison des différents fuseaux horaires. Cela signifie également que les travailleurs à distance doivent communiquer principalement par écrit. Et c’est souvent le point de départ de nombreux malentendus et de méthodes de travail inefficaces. 

Quiconque pense que les chats réguliers de WhatsApp et Instagram font de nous des experts en communication dans le travail quotidien à distance se trompe lourdement. La communication écrite avec les employés exige beaucoup de pratique et ne doit pas être sous-estimée. Nous expliquons ci-après les points à respecter. 

Une réflexion précise et une formulation claire 

Pour éviter les malentendus, le message communiqué doit également être facilement accessible. Cela semble simple, mais c’est là que se cache souvent la base de tous les problèmes. Car la façon dont vous écrivez le message est une chose, mais la façon dont il est reçu par les employés en est une autre. 

Croyez-nous, nous, les experts de la vidéo, savons exactement combien il peut parfois être difficile de communiquer une seule idée au public cible de manière courte et concise. Il en va de même pour le flux d’informations habituel dans le travail quotidien. Ainsi, avant d’écrire un message arbitraire où l’équipe doit déchiffrer des logogrammes, prenez un moment pour réfléchir à la façon de résumer l’information de la manière la plus claire et la plus concise possible.  

Faites attention à la tonalité 

Ecrivez avec soin ! Selon le magazine Psychology Today, 55 % de la communication est basée sur le langage corporel, 38 % sur le ton de notre voix et seulement 7 % sur les mots parlés. Comment peut-on donc l’adapter dans un environnement éloigné ? La communication à distance signifie que le pouvoir des expressions faciales et des gestes est éliminé. Chaque phrase, chaque mot et chaque lettre a son propre sens. L’utilisation d’un point d’exclamation, par exemple, peut faire la différence entre être perçu comme utile et passivement agressif. Par conséquent, afin de parvenir à une communication efficace avec un collègue ou un employé, chaque mot et signe de ponctuation doit être choisi (ou non choisi) de manière spécifique. 

Après de nombreuses années, j’ai trouvé de loin la plus grande faiblesse de la communication d’entreprise. Le problème est que chacun a son propre style d’écriture et ne pense même pas à la façon dont il pourrait être perçu par l’autre. Un exemple tiré de la vie quotidienne : un utilisateur régulier d’emoji perçoit généralement un message WhatsApp sec avec un simple “ok” comme plutôt frais et distant. D’autre part, le communicateur plutôt “frugal” peut percevoir un message comportant de nombreux émojis comme trop émotif ou même dérangeant. Faites donc attention au ton de votre message et adaptez votre style de communication à la personne cible. 

Court et concis, mais complet 

En matière de communication à distance, il est important d’aller rapidement au but et de ne pas s’écarter inutilement du sujet. Surtout avec des informations écrites, notre attention peut être rapidement perdue. Lors d’une conversation, l’employé a la possibilité de poser une contre-question directe. Cependant, cela n’est pas possible dans le cadre d’une communication écrite et asynchrone. Néanmoins, n’oubliez pas que vos employés ne peuvent pas lire dans les pensées et ne sont pas des voyants. Ce qui n’est pas écrit en noir et blanc n’atteindra pas l’équipe. Donc, court, concis et pertinent, mais suffisamment détaillé pour que le destinataire comprenne exactement le message.

La simplicité avant tout  

Beaucoup d’entre nous ont tendance à adopter un ton plus formel dans les écrits que dans les conversations personnelles. Mais vous n’êtes pas obligé. En fonction de l’entreprise, gardez votre style, par ailleurs décontracté, calme et évitez les termes et phrases techniques inutiles que vous n’utiliseriez pas oralement. Cela peut souvent entraîner des problèmes de compréhension et donc entraver la circulation de l’information. Cela sera particulièrement visible si vous travaillez avec des locuteurs non natifs et d’autres cultures.

Créer la transparence 

Un message mal interprété et vous, en tant qu’employé, imaginez avec paranoïa un licenciement ou d’autres théories de conspiration. La communication interne est un véritable défi, même dans l’environnement traditionnel du bureau. Mais sans contact personnel, c’est encore plus difficile. Si un employé a fait du bon travail, vous pouvez le féliciter un peu. Même lorsque des critiques et des suggestions d’amélioration sont formulées, l’équipe doit en être directement informée afin que les erreurs puissent être corrigées à temps. Au lieu de messages privés, il est plus logique de créer des fils de discussion publics, de sorte que toute l’équipe reçoive une mise à jour directe. Cela permet d’éliminer les malentendus et de créer un climat de confiance entre les employés.  

N’oubliez pas de relire 

Nous avons tous eu des dérapages embarrassants sur WhatsApp, n’est-ce pas ? Vous écrivez une chose et l’autocorrection vous donne quelque chose de complètement différent. Au lieu d’un corps élégant, on devient rapidement un corps d’éléphant. Au lieu de “hurler”, vous obtenez des “clubs” ou quelque chose comme ça. Bien sûr, en interne, cela peut faire rire, mais régulièrement, et surtout lors de mises à jour importantes, le patron ne doit pas se contenter de débiter des néologismes sans intérêt. Prenez un peu de temps pour lire votre message avant de l’envoyer afin de corriger les fautes d’orthographe ou les formulations incompréhensibles. 

Outils de communication écrite 

Comme nous l’expliquons également dans notre guide, il existe de nombreux outils utiles pour vous aider dans la communication quotidienne. Veillez à ce que la communication se limite à quelques outils importants et ne se perde pas sur de nombreuses plateformes. Vous pouvez suivre la recommandation suivante : 

• Les questions et les conversations plus courtes devraient être menées dans des applications de chat telles que Slack 
• Les demandes formelles par courrier électronique (moins internes)
• Mises à jour et questions d’organisation à l’échelle de l’entreprise via un outil de gestion de projet

Le travail à distance ne signifie pas non plus que la communication se fera désormais exclusivement par écrit. Bien qu’il s’agisse de la forme la plus efficace, toutes les questions ne peuvent pas être résolues par écrit.  Des réunions régulières en face à face pour des projets plus détaillés et des contacts sociaux devraient certainement être intégrés. Parfois, il peut également être utile d’envoyer un message vocal rapide ou de tourner une mise à jour vidéo. 

Conclusion: la communication écrite dans le travail à distance 

La communication écrite joue un rôle extrêmement important dans le travail quotidien à distance et en dit également long sur les compétences personnelles. Alors, choisissez vos mots avec précision. Vous éviterez ainsi que de futurs employés s’asseyent devant votre message avec un grand point d’interrogation et assument le rôle d’un éthymologue. Et croyez-moi, quelques mots bien choisis peuvent avoir une influence positive décisive sur les processus de travail. Pourquoi je dis cela ? … Parce que je suis un rédacteur. En ce sens, bonne chance pour vos écrits! Vous avez encore des questions ? Alors n’hésitez pas à nous contacter.