Comment nous structurons notre travail et l’équipe de Basecamp
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Comment nous structurons notre travail et l’équipe de Basecamp

Natalie Ediger Par Natalie Ediger

Sans Basecamp, plus rien ne fonctionne chez Cleverclip. Parce que l’outil nous donne accès à toute l’information pertinente pour chacun de nos projets, peu importe le moment et le lieu. La coopération transfrontalière n’est donc plus un problème pour notre équipe à distance !

Comment nous organisons le camp de base :

C’est la disponibilité des informations nécessaires qui rend possible un travail efficace. Mais un flot d’informations inutiles peut aussi paralyser le travail, car les données ont besoin de priorités. C’est pourquoi Cleverclip ne fournit que les informations qui les concernent, tant pour les projets internes qu’externes.

Par exemple, dans le projet “Cleverclip HQ”, seul ce qui est pertinent pour toute l’équipe est discuté. Dans le projet “Office Weihergasse”, seuls les collaborateurs qui travaillent au bureau de Berne sont informés. Après tout, nos collègues du Costa Rica et de Russie ne sont pas vraiment intéressés à ce que nous changions notre salle de réunion.

Mais en plus de nos projets internes, nous avons aussi des projets clients. Il en va de même pour eux – seuls ceux qui sont réellement impliqués dans le projet sont informés. Ajouter et supprimer des personnes des projets est possible sans aucun problème et peut être fait à tout moment.

Dans le “Message Board”, toutes les informations pertinentes pour le projet respectif sont résumées. L’ordre des messages ressemble à celui de nos étapes de processus. En plus du fait que toutes les informations nécessaires sont toujours disponibles pour chaque membre de l’équipe impliqué, nous voyons également dans quelle phase du processus nous sommes actuellement.

Les différents tableaux d’affichage contiennent des liens vers les documents. Une grande partie de la communication passe par ces fils. Par exemple, Roya (notre dessinatrice) sait quand Ariane (notre rédactrice) travaille sur le scénario du story-board – et peut ainsi se répartir quand elle commence à dessiner le story-board. Qui a quoi faire et quand est également noté dans les To-Dos. Là, toute l’équipe peut voir d’un coup d’œil quelle tâche doit être exécutée quel jour. Cela permet de s’assurer que le projet est terminé à temps.

Mais Basecamp peut faire beaucoup plus : Vous arrive-t-il de vous mettre en colère à cause de l’afflux de courrier au bureau ? Chez Cleverclip, nous n’écrivons plus d’e-mails internes depuis l’introduction de Basecamp. Si je veux informer quelqu’un en interne ou lui demander ce qui nous intéresse, moi et l’autre personne, je peux simplement écrire un message dit “ping”. Bien sûr, un ping avec plusieurs personnes est également possible.

Basecamp nous permet ainsi de gérer plus facilement les projets pendant les absences de vacances ou les absences de courte durée sans aucun inconvénient pour nos clients.

En parlant d’absences de vacances, nous organisons même cela par l’intermédiaire de Basecamp. Si quelqu’un veut partir en vacances, il écrit dans le projet “Absences” de quand à quand il veut partir en vacances. S’il obtient un “oui” de tous les employés concernés par ses vacances à la plage ou son séjour au ski, il peut s’y mettre. En disant “oui”, les employés confirment également qu’ils prendront en charge les tâches pendant leur absence pendant leurs vacances. L’organisation peut être aussi simple que ça !

Bien sûr, pour une coopération réussie au sein de notre équipe – qui est répartie dans le monde entier – nous avons également besoin d’autres outils. Exemples : Float, Toggl, Realtimeboard, etc. Mais aussi le lien vers le tableau de bord en temps réel est partagé sur Basecamp. Comment exactement nous utilisons ces outils, vous pouvez le découvrir ici.
Cette utilisation cohérente de Basecamp nous permet de travailler ensemble rapidement et efficacement.

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