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Cet article a été traduit automatiquement pour des raisons de commodité.

Les réunions sont généralement improductives mais parfois indispensables. C’est pourquoi chez Cleverclip, nous nous efforçons constamment de tirer le meilleur parti de nos réunions. Ci-dessous, j’explique comment nous nous préparons aux réunions et comment nous créons des notes de réunion efficaces.

L’information et les choses à faire

Chaque point à l’ordre du jour de la réunion est soit a) de l’information, soit b) une tâche à accomplir :
a) Information : L’information est toujours une déclaration à transmettre et à distribuer, ou une question à discuter.
b) Une tâche à faire est une tâche qui doit être accomplie. Il doit toujours contenir au moins les deux attributs suivants : Un délai et une personne responsable. Les tâches peuvent être fixées avant la réunion ou créées dans des groupes de discussion pendant la réunion.

Une bonne préparation – un exemple de notes de réunion efficaces

Chez Cleverclip, nous nous préparons à chaque réunion en notant toutes les informations et les tâches à faire et en les rassemblant dans une liste commune. Nous utilisons Basecamp pour cela, mais fondamentalement tout peut être utilisé. Et voici à quoi ressemble une telle liste :

Toutes les personnes qui assistent à la réunion saisissent les informations et les tâches à faire qui seront discutées dans leur section. De plus, il y a une section “Ouverte”. Mais on en reparlera plus tard. Grâce à cette liste, tout le monde sait avant la réunion quels points doivent être discutés.

Traitement efficace des points à l’ordre du jour pendant la réunion

Au cours de la réunion, seuls les points préalablement écrits sont traités. S’il s’agit d’information, elle est discutée et cochée. Si d’autres informations sont nécessaires, elles peuvent être ajoutées à l’aide de la fonction de note. Ainsi, toutes les informations nécessaires sont toujours disponibles pour la lecture.

Les tâches sont également discutées et toujours déléguées à la personne appropriée. Les tâches déléguées sont déplacées dans la section “Ouvrir”. Basecamp crée également automatiquement une liste de tâches pour chaque utilisateur. Ainsi, tout le monde sait à tout moment ce qu’il y a à faire.

Peu avant la fin de la réunion, le groupe se consacre à la section “Ouvert” et examine brièvement les tâches qui sont encore ouvertes et celles qui ont déjà été réalisées.

Grâce à une bonne préparation et à un système de notes efficace, nous rendons nos réunions beaucoup plus efficaces. Connaissez-vous d’autres astuces astucieuses pour les réunions ? Alors n’hésitez pas à nous le faire savoir par mail ou sur Twitter !


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