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Cet article a été traduit automatiquement pour des raisons de commodité.

Comme décrit dans notre article de blog, nous commençons chaque projet client par un atelier dans lequel nous nous asseyons avec le client. Vous pouvez lire pourquoi nous faisons cela ici. Mais nous ne nous réunissons pas seulement lorsque nous commençons des projets avec nos clients, nous devons aussi nous asseoir ensemble autour d’une table pour des projets internes – ou nous connecter à Cleverclip en même temps dans le monde virtuel. Cependant, nous essayons de maintenir le nombre et surtout la durée des réunions à un niveau raisonnable. Ils consomment une quantité incroyable de temps. Du temps qui pourrait être utilisé pour d’importants projets clients.

En collaboration avec le département Kaizen de Swisscom, nous avons pu produire plusieurs vidéos d’apprentissage sur le Lean Management et en particulier sur la culture des réunions. C’est pourquoi nous avons pris à cœur le code de conduite de Swisscom “Improve Meeting Culture” et l’avons mis en œuvre à chaque réunion.

1 L’objectif de la réunion est clairement défini. Ensuite, tout le monde peut s’y préparer et il n’est pas nécessaire d’expliquer d’abord de quoi il s’agit.

2. tout le monde arrive à l’heure – encore mieux deux minutes avant. Imaginez que vous avez une réunion avec 5 personnes et qu’une personne a 10 minutes de retard. Ensuite, il n’y a pas 10 minutes de la réunion allé flûte mais déjà 5×10, donc 50 minutes. S’il y a encore des gens du tapis qui reçoivent un salaire élevé, les 10 minutes se transforment rapidement en quelques milliers de francs, qui s’évaporent dans l’air.

3. un participant prend la direction. Il décide si les points sont terminés et si l’on passe au sujet suivant. De plus, il veille à ce que chacun ait son mot à dire et à ce qu’il n’y ait pas de grande confusion.

4. pas d’appareils – tous nos appareils électroniques, compatibles avec Internet, réclament constamment notre attention. Lors des réunions, cependant, il est important que toute l’attention soit accordée aux sujets à discuter. C’est pourquoi il suffit de se déconnecter et d’écouter – et d’utiliser un smartphone ou un ordinateur portable uniquement en cas d’extrême urgence.

5. noter les points discutés : Lors de chaque réunion, une personne est désignée pour documenter l’ensemble. Ainsi, les autres peuvent se concentrer sur l’écoute et, par la suite, reprendre la réunion par eux-mêmes, lire les tâches qui leur ont été assignées ou la conclusion à laquelle ils sont parvenus.

6 Un début ponctuel n’est pas seulement important, mais aussi la fin ponctuelle de la réunion. Quand tout le monde sait que vous n’avez qu’une heure pour faire les choses, tout le monde travaille plus efficacement. Les décisions sont prises plus rapidement et des progrès sont réalisés – c’est ce qu’on appelle aussi le principe de Parkinson : “Le travail s’étend dans la mesure du temps disponible pour son achèvement”. Bien entendu, l’aspect temps-coût du point 2 joue également un rôle à cet égard.

Ainsi, après toute cette lecture, les règles sont maintenant aussi disponibles sous forme de vidéo. Nous l’avons réalisé en collaboration avec l’équipe Swisscom Improve Team.

Swisscom Improve – Meeting culture from Cleverclip on Vimeo.

Si vous faites attention à tous ces points, vous serez en mesure de suivre une vraie réunion de pouvoir la prochaine fois.

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