So arbeitet dein Team auch remote effizient

Klar: Remote Work – Neudeutsch für “von Ort und Zeit unabhängiges Arbeiten” – hat viele Vorteile. Man kann zum Beispiel selbst bestimmen, wann und wo man arbeiten möchte. Das führt zu einer flexibleren Planung von Arbeits- und Freizeit, was letztlich in einer guten Work-Life-Balance resultiert. Ausserdem ist man unabhängig und oftmals sogar effizienter als im Büro.

Die andere Seite der Medaille

Doch diese Art zu arbeiten hat leider nicht nur Vorteile … Sie schafft gleichzeitig auch Herausforderungen.

Am schwierigsten ist es, alle Mitarbeiter immer an einen gemeinsamen Tisch zu bringen.
Ein kleines Beispiel: Nachdem die Projektmanager vom Kickoff-Workshop mit dem Kunden ins Büro zurückgekehrt sind, muss zuerst ein Plan erstellt werden, wann was zu erledigen ist.
Die ersten beiden Schritte sind ein Konzeptmeeting und eine Heatmap- und Decision-Session. Hierbei werden alle wichtigen Informationen zum Projekt, zu den Inhalten und zu den Daten an die Kreativen weitergegeben. Danach wird eine erste Idee erarbeitet, in der wir festlegen, in welche Richtung die Geschichte gehen könnte, die wir erzählen möchten.

Dabei wird klar: Da gibt es viel zu organisieren! Wenn Carlos in Costa Rica morgens aufsteht und sich motiviert und gut gelaunt einen Kaffee kocht, sind die Jungs und Mädels in Bern schon einen ganzen Tag auf den Beinen und stehen kurz vor dem Feierabend. Das Arbeiten in verschiedenen Zeitzonen ist eine Herausforderung, aber auch das Weitergeben von Informationen auf visueller Ebene erweist sich als schwieriger als man vielleicht denkt …

Zusammenkunft am virtuellen Tisch

Den Herausforderungen des remote Arbeitens begegnen wir mit immer neuen Tools. Diese sollen uns den Arbeitsalltag erleichtern. Naturgemäss machen wir dabei mal bessere, mal schlechtere Erfahrungen. Zu den ersteren zählen wir sicherlich “Realtimeboard”. Es handelt sich dabei um ein Tool, welches das Problem der Lokalität auf elegante Weise löst. Realtimeboard bringt – salopp gesagt – alle Teilnehmenden an ein gemeinsames, virtuelles Whiteboard. Tatsächlich fühlt es sich wirklich fast so an, als ob man zusammen in einem Meetingraum sässe, komplett mit Beamer und Whiteboard-Wand. Das Tolle daran: Informationen können so nicht nur erzählt, sondern auch auf einer visuellen Ebene dargestellt werden. Und du weisst ja, Bilder bleiben immer besser haften als Text! (Wo haben wir das bloss schon einmal gehört …?)

Die Projektmanager können jede Datei hochladen, wobei das Format keine Rolle spielt. Man kann Bilder, pdf-Dokumente oder auch kleine GIFs hochladen. Auch das Anbringen virtueller Post-its ist möglich, und davon wird in unseren Sessions rege Gebrauch gemacht! (Wir sind riesige Post-it Fans!) Alle Angaben des Kunden werden so wiederholt, damit jeder Anwesende dasselbe Bild des Sachverhaltes erhält. Auf diese Weise können wir perfekt auf die Bedürfnisse und Wünsche des Kunden eingehen.

Realtimeboard glänzt mit einer super-einfachen Bedienung. Per drag-and-drop lädt man in Sekundenschnelle benötigte Dateien hoch und durch einfaches Klicken und Bewegen können sämtliche Materialien nach den eigenen Wünschen und Vorstellungen strukturiert werden.

Eine Ideen-Explosion

Nach dem Konzeptmeeting folgt die Heatmap- und Decision-Session. Vorgängig haben sich alle Kreativen und Projektmanager Gedanken zum Produkt oder Prozess gemacht. Zur Session trifft man sich wieder virtuell, um die generierten Ideen zu präsentieren. Diese wurden vorher auf das Realtimeboard geladen und sind so für alle einsehbar. Um die Ideen darzustellen, stehen viele Möglichkeiten zur Verfügung: Entweder man fertigt eine Skizze auf Papier oder im Realtimeboard selbst an, oder man verfasst einen Text in einem Textfeld. Oder man schreibt Schlagwörter auf virtuelle Post-its. Als Ergänzung kann man bei Bedarf noch Bilder oder Links zu Videos hochladen, welche als Inspiration zur eigenen Idee gedient haben.

Ein Tool, das für Effizienz sorgt

Realtimeboard … Diese browserbasierte Lösung hat uns vor allem in Meetings schon sehr viele Vorteile verschafft. Momentan können wir uns diesen virtuellen Spielplatz schon gar nicht mehr wegdenken!
Das Wichtigste an Realtimeboard ist die Effizienz, die es mit sich bringt. Es ist ein Tool, welches sehr intuitiv bedienbar ist, was es im Arbeitsalltag eindeutig zu einem unserer Favoriten macht.

Versuch es ruhig auch mal, es lohnt sich!

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