Die Aufschreiben von Sitzungsprotokollen war ein Verfahren, das Unternehmen durchlaufen haben, um eine dauerhafte Aufzeichnung der während einer Sitzung diskutierten Themen zu erhalten. Sitzungsprotokolle sind schriftliche Aufzeichnungen über die Ereignisse während der Sitzungen, um die Personen, die nicht an der Sitzung teilgenommen haben, darüber zu informieren, was besprochen wurde, oder um die Aufzeichnungen bei der Entscheidungsfindung zu verwenden. Da stellt sich dann die Frage: “Werden Aufzeichnungen von Sitzungsprotokollen tatsächlich genutzt?“.

Viel Zeit wird von der Person, die das Protokoll schreibt, meist dem Generalsekretär, während und nach der Sitzung zugeteilt, um die besprochenen Informationen in eine schriftliche Form zu bringen, und die meisten der vom Vortragenden besprochenen Informationen, die von ihm herbeigeführte Diskussion und die vereinbarten Entscheidungen können während dieses Schreibvorgangs verloren gehen. Diese Protokolle werden meist erst bei der nächsten Besprechung gesehen oder gehört, und dabei werden sie schnell gelesen, um die Teilnehmer auf den neuesten Stand zu bringen. Das zu entschlüsseln, was wichtig genug ist, um aufgeschrieben zu werden, ist ein weiteres Problem, wenn man Protokolle schreibt. Weitere Probleme bei der Protokollierung finden Sie hier.

Die Herausforderungen der Schreibprotokolle, gepaart mit der Trennung von der gelieferten Präsentation, machen die grafische Aufzeichnung zu einer so attraktiven Alternative.

Graphic Recordings erfassen die Worte des Sprechers, indem sie Wörter, Bilder und Texte verwenden, um das darzustellen, was während der Besprechung gesagt wurde, aber es kann argumentiert werden, dass das Sitzungsprotokoll genau das tun kann, was Graphic Recordings tun, aber das ist nicht der Fall. Die State of Attention Study 2018 zeigt, dass 70% oder mehr der Millennials, Generation-Z und Babyboomer sich darauf geeinigt haben, dass animierte Visuals effektiv sind, um die Zuschauer zu beschäftigen. 

Diese Studie betont auch, dass die Aufmerksamkeit zwar ständig geteilt sein kann, aber “sie ist immer noch zu gewinnen. Je mehr wir versuchen, sie zu teilen, desto mehr verlieren wir den Fokus und kämpfen darum, das zu behalten, was wir lernen”. Dies bedeutet, dass wir, obwohl wir im Multitasking immer besser werden können, das bereits Gelernte wieder neu lernen müssen und immer noch darum kämpfen müssen, die Informationen zu behalten.

Graphic Recordings erweisen sich als besser als die rein schriftliche Aufzeichnung des Protokolls einer Sitzung;

• Laut einem Beitrag im Wall Street Journal hilft Doodling den Menschen, Dinge im Gedächtnis zu behalten: Es hilft den Menschen auch, sich zu konzentrieren und neue Konzepte zu verstehen. Kleine Bilder mit Texten helfen, langweilige Stunden aufzupeppen und die Zuhörer durch lange Gesprächszeiten sehr interessiert werden zu lassen.
• Es besteht eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass die Informationen verstanden werden, wenn sie mit Texten und Wörtern präsentiert werden.
• Ob auf Whiteboards oder Skizzenpapier: Notizen können sehr einfach aufgenommen und ausgetauscht werden und haben eine höhere Chance, angesehen zu werden.
• Während der Präsentation finden Graphic Recordings statt und wichtige Punkte werden sofort erfasst, was den Informationsverlust reduziert.
• In den Büros können grafische Protokolle angebracht werden, die die Mitarbeiter an die in den Meetings besprochenen Ziele und Punkte sowie an die getroffenen Entscheidungen erinnern, um sie auf dem richtigen Weg zur Erreichung der Markenziele zu halten.

Graphic Recordings haben sich als wertvolle Ergänzung zur schriftlichen Aufzeichnung von Meetings erwiesen und ziehen die Aufmerksamkeit der Zuhörer auf sich, um die vollständige Verbreitung von Informationen zu ermöglichen.